Neužtenka įsigyti programinę įrangą- reikia ją dar įdiegti. Dažnai tai tampa problema, kadangi trūksta laiko paruošti pradinius duomenis, kurie reikalingi programos darbui, o darbuotojai neturi laiko arba noro išmokti dirbti kitaip.

Įdiegus programinę įrangą ir automatizavus rutininius darbus kai kurie darbuotojai  gali likti be darbo. Todėl jie gali priešintis sistemos diegimui, ieškodami joje trūkumų ir šiuos trūkumus per daug sureikšmindami.

Tai kaipgi  greičiau įdiegti savo įmonėje verslo valdymo sistemą ir gauti iš automatizavimo maksimalią naudą, kaip ją įvertinti skaičiais?

Sudarykite sistemos diegimo planą ir jos diegimo komandą

Pirmiausia, reiktų sudaryti sąrašą kokie darbuotojai dirbs su programa ir kokias funkcijas atliks. Tada juos supažindinti su nauja sistema, paaiškinant kodėl  bus diegiama ši sistema ir kokia iš to bus jiems ir įmonei nauda.

Pasirinkite kas iš darbuotojų bus sistemos diegimo projekto vadovas ir su juo kartu sudarykite sistemos diegimo planą.

Plane turėtų būti numatyta kas ir kokius žinynų duomenis turi paruošti importui į naują sistemą ar juos įvesti, bei kokias programos funkcijas turi išmokti. Žinynų paruošimo darbų išdalinimas keliems darbuotojams padės greičiau įdiegti sistemą įmonėje.

Kadangi pradiniai duomenys reikalingi iš įvairių įmonės valdymo sričių todėl geriausiai kad tos srities darbuotojas ir būtų atsakingas už šių duomenų paruošimą:

1)      Medžiagų tiekėjų  ir medžiagų duomenų bazę  turėtų paruošti darbuotojas , kuris įmonėje atsakingas už tiekimą.

2)      Esamų ir potencialių klientų duomenų bazę - darbuotojas atsakingas už pardavimus

3)      Įmonės gaminių duomenų bazei paruošti pagal kompetencijas gali prireikti keli darbuotojų:

• gaminių komercinę pusę,-kainas, aprašymus, nuotraukas, -darbuotojas atsakingas už pardavimus
• gaminių technologinę pusę,-kokias medžiagos ir gamybinės  operacijos reikalingos kad pagaminti kiekvieną gaminį (standartiniams gaminiams) ar gaminio tipą (nestandartiniams gaminiams)- darbuotojas žinantis įmonės gaminių gamybos technologiją .

Sistemos diegimo plane turėtų būti numatyti ir darbuotojų, kurie ruoš duomenų bazę, apmokymai.

Plane turi būti numatyta kas mokys, kokius darbuotojus ir kada.

Pasirinkite sistemos diegimo strategiją

Gamybos valdymo sistema apima daugelį įmonės valdymo sričių, todėl sudarant jos diegimo planą reikia pasirinkti strategiją kaip diegti sistemą-ar visą iš karto ar dalimis.

Diegiant visą iš karto, reikia paruošti duomenų bazę su labai daug įvairiausių duomenų. Tokios duomenų bazės paruošimas, jei įmonė gamina daug įvairios produkcijos, gali užimti labai daug laiko ir jėgų. Ilgą laiką ruošiant duomenų bazę ir. kol ji ruošiama negaunant iš naujos sistemos naudos, tai gali demotyvuoti diegimo komandą ir darbai dar labiau užsitęs arba gali ir visai nutrūkti.

Tuo tarpu diegiant sistemą dalimis (etapais), kiekvieną etapą galima įdiegti pakankamai greitai ir iš karto pajusti automatizacijos naudą, o tai paskatins įmonės kolektyvą su didesniu entuziazmu diegti sistemą toliau.

Kad kuo greičiau įdiegti gamybos valdymo sistemą, siūlome automatizuoti,  pirmiausia, pagrindinius valdymo procesus šia tvarka: 1) Pardavimų valdymas. Automatizuojame  Komercinių pasiūlymų ruošimą, Užsakymų plano sudarymą iš komercinių pasiūlymų, Užsakymų apskaitą, Sąskaitų- faktūrų  spausdinimą, Atlyginimų skaičiavimą vadybininkams nuo asmeninių pardavimų pelno.

2) Gamybos operacijų valdymas. Automatizuojame Gamybos operacijų plano sudarymą pagal kiekvieną užsakymą ir pagal darbo centrus, Užduočių paskirstymą darbininkams, Užduočių atlikimo registraciją ir apskaitą, Atlyginimų skaičiavimą nuo atliktų operacijų

3) Medžiagų valdymas. Automatizuojame  Tiekimo valdymą, Medžiagų  surinkimo iš sandėlio ir perdavimo į gamybą valdymą, Medžiagų apskaitą.

Žemiau detaliau panagrinėsime ką reikia pasiruošti kiekvieno iš šių etapų diegimui ir kokią naudą gautume.

Pardavimo valdymo proceso automatizavimo diegimas

Tam kad automatizuoti pardavimo procesą reikia paruošti gaminių duomenų bazę ir klientų duomenų bazę.

Gaminių duomenų bazė. Kokius duomenų bazės paruošimo darbus reikia atlikti priklauso nuo to kokius gaminius gaminame,-standartinius ar nestandartinius, parastus ar sudėtingus, kurių gamybai pradžioje gaminami pusgaminiai.

Standartiniams paprastiems gaminiams užtenka įvesti į duomenų bazę tik šių gaminių kainininką.

Nestandartiniams gaminiams, kurių charakteristikos pritaikomos klientų poreikiams, reikės aprašyti šias charakteristikas.

Sudėtingiems gaminiams dar reikia paruošti  ir pusgaminių duomenų bazę.

Pastaba. Pradžioje, kol pilnai neparuošta duomenų bazė,- nesuvestos medžiagos ir operacijos, nestandartinių gaminių kainos skaičiavimo automatizavimą reikia atidėti trečiam etapui kai bus pilnai paruošta duomenų bazė.

Klientų duomenų bazę galite ruošti ir palaipsniui,-įvesti kliento duomenis kai atsiranda poreikis.

Jei buhalterinėje apskaitos sistemoje turite sukaupę klientų duomenų bazę, ją išeksportuokite į failą ir galėsite importuoti į naujos sistemos duomenų bazę.

Apmokymai. Paruošus duomenų bazę, telieka apmokyti darbuotojus kaip dirbti su programa,-kaip ruošti pasiūlymus, peržiūrėti gamybos planus ir patvirtinti užsakymų įvykdymą, atspausdinti sąskaitas.

Automatizavę pardavimo procesą sutaupysite daug laiko komercinių pasiūlymų ruošimui, gamybos planų sudarymui, sąskaitų spausdinimui. Matysite gaminių likučius sandėliuose realiu laiku. Galėsite įdiegti vadybininkų apmokėjimo sistema nuo asmeninių pardavimų. Tuo pačiu, jau būsite atlikę dalį darbų tolimesniam kitų etapų sistemos diegimui.

Gamybos operacijų valdymo automatizavimo diegimas

Gaminių duomenų bazė. Šio etapo atomizavimui reikalinga papildyti duomenų bazę: paruošti gamybos operacijų ir įrengimų žinyną, priskirti operacijas gaminiams, įvertinti operacijų trukmes kiekvienam standartiniam gaminiui . Nestandartiniams gaminiams reikalinga paruošti operacijų trukmių skaičiavimo formules  kiekvienam  gaminio ar pusgaminio tipui.

Techninės priemonės. Gamybos užduočių paskirstymui ir registracijai gamybos cechuose reikalinga pastatyti kompiuterius arba planšetes ir prijungti prie Interneto tinklo.

Apmokymai. Paruošus duomenų bazę ir kompiuterinę techniką, reikalinga apmokyti gamybos vadovus, meistrus ir darbininkus naudotis programa savo funkcijų atlikimui. Meistrai turi išmokti kaip kontroliuoti programos pagalba darbininkų darbą, o darbininkai-kaip pasirinkti terminale savo užduotį ir patvirtinti jos atlikimą.

Automatizavę šį procesą padidinsite gamybos resursų,-įrengimų ir darbo jėgos panaudojimo efektyvumą, matysite kada įvykdysite kiekvieną kliento užsakymą ir kurių užsakymų įvykdymas gali vėluoti, kur siauros gamybos vietos ir pramodeliuoti kaip jas panaikinti.  Galėsite įdiegti darbininkams apmokėjimo nuo jų asmeniškai atliktų operacijų apmokėjimo sistemą.

Medžiagų valdymo automatizavimo diegimas

Gaminių duomenų bazė. Šio sistemos etapo automatizavimui reikia paruošti medžiagų tiekėjų ir medžiagų duomenų bazes, priskirti tiekėjus medžiagoms, o medžiagas pusgaminiams ir gaminiams, įvertinti medžiagų kiekius reikalingus gaminių ir pusgaminių gamybai.

Nestandartiniams gaminiams reikalinga sukurti formules medžiagų kiekio apskaičiavimui priklausomai nuo gaminių ir pusgaminių charakteristikų.

Apmokymai. Pasiruošus duomenų bazę reikalinga bus apmokyti tiekimo vadybininkus kaip programos pagalba užsakyti medžiagas, sandėlininkus,-kaip jas užpajamuoti ir perduoti į gamybą užsakymų vykdymui.

Automatizavus šį procesą papildomai sutaupysite daug laiko medžiagų užsakymui bei apskaitai gamyboje, pigiau nupirksite medžiagas, tiksliau apskaičiuosite gaminių kainas ruošdami komercinius pasiūlymus, tiksliau suplanuosite gamybą, nes programa įvertins ir medžiagų tiekimo terminus.

Priklausomai kas įmonei aktualiau greičiau automatizuoti, antrą ir trečią etapus galima sukeiti vietomis.

Perskirstykite valdymo funkcijas ir įvertinkite finansinę naudą

Automatizavę valdymo procesus, tam kad praktiškai gautumėte  finansinę naudą iš automatizacijos, turėtumėte perskirstyti valdymo funkcijas tarp darbuotojų ir paruošti jiems naujas pareigybines instrukcijas.

Sutaupytą laiką komercinių pasiūlymų ruošimui vadybininkai gali skirti naujų klientų paieškai.

Jei tie patys vadybininkai iki automatizacijos ruošė komercinius pasiūlymus ir spausdino sąskaitas, tai po automatizacijos sąskaitų spausdinimą galima perduoti sandėlininkams ir taip dar labiau atlaisvinti vadybininkus aktyviam darbui su klientais bei naujų užsakymų gavimui.

Labai sumažės darbo tiekimo vadybininkams, todėl jų gali būti mažiau, o jei buvo tik vienas, jo darbą perduoti gamybos vadovui arba sandėlininkui.

Jei medžiagų pajamavimą ir nurašymą iki automatizacijos atlikdavo specialus darbuotojas,-apskaitininkas, galima nuo jo atsisakyti, medžiagų pajamavimo darbą perduodant sandėlininkui nes šis darbas dabar nebeužims tiek daug laiko kaip anksčiau.

Medžiagų nurašymas iš viso vyks automatiškai, kai darbininkai patvirtins savo paskutinės gaminio operacijos atlikimą, todėl darbuotojams, kurie vykdė šį darbą, reikalinga surasti naujas funkcijas.

Jei gamybos planavimą iki automatizacijos vykdė atskiras darbuotojas, nuo jo visai galima atsisakyti jam surandant kitą darbą. Jei planavimu užsiėmė gamybos vadovas, tai po automatizacijos daugiau laiko jis galės skirti gamybos optimizavimui.

Surinkite statistinius duomenis ir juos įvertinkite

Kad po valdymo procesų automatizacijos tiksliau įvertinti gautą laiko ekonomiją ir geriau perskirstyti darbuotojų funkcijas, rekomenduojame surinkti valdymo funkcijų vykdymo statistinę informaciją prieš ir po automatizacijos.

Tam išdalinkite darbuotojams lapus, kuriuose jie kelias dienas turėtų registruoti kiek jiems  laiko užėmė automatizuojamų funkcijų atlikimas:

• vadybininkams-vieno komercinio pasiūlymo paruošimas ir išsiuntimas
• gamybos vadovams -kasdieninis užsakymų gamybos planų sudarymas ir koregavimas , kasdieninis gamybos užduočių paruošimas ir paskirstymas, atliktų operacijų apskaita (jei vykdoma)
• tiekimo vadybininkams- medžiagų poreikio apskaičiavimas, kainų apklausa, medžiagų užsakymas
• buhalteriams ir sandėlininkams- medžiagų pajamavimas, medžiagų nurašymas pagamintai produkcijai ir jos savikainos apskaičiavimas.

Tada tokius pat duomenis paprašykite užregistruoti po automatizacijos.

Iš šių duomenų išveskite vidutinį darbų skaičių per dieną ir vidutinę darbo trukmę kiekvieno tipo darbui. Įvertinę darbuotojo apkrovimo pageidaujamą koeficientą, nesunkiai apskaičiuosite kiek jums reikia darbuotojų kiekvienoje pozicijoje.

Jei norėtumėte iš anksto apytikriai įvertinti kokia bus atlyginimų ekonomija automatizavus aukščiau aprašytus procesus, parašykite mums ir mes Jums atsiųsime Excel failą su skaičiavimo formulėmis ir vidutiniškais darbų laikais po automatizavimo.

Į Excel lentelę įvedę dokumentų kiekį per mėnesį ir vidutiniškus dokumentų. -komercinių pasiūlymų, pajamavimo dokumentų, sąskaitų faktūrų ir pan.,  paruošimo laikus bei Jūsų įmonės valandos kaina, gausite rezultatą-kiek darbo užmokesčio fondo sutapytumėte automatizavę įmonės darbą ir perskirstę darbuotojų funkcijas.