Projektų valdymui galime pasiūlyti sprendimą AIVA 9001 platformos bazėje

Pagrindiniai reikalingi projektų valdymui programos moduliai ir jų ryšiai  parodyti žemiau pav.

Sistemos pagalba galima paruošti pasiūlymus įvairiems projektams- kuriems reikalinga atlikti tik darbus, arba ir darbus ir pateikti įrangą, atlikti konstravimo -projektavimo darbus. Priklausomai nuo to kokius projektus vykdo įmonė, turi buhalterinės apskaitos programą ar ne galima pasirinkti reikalingus programos modulius trumpai aprašytus žemiau.

Projektų aprašymų ir darbų katalogas

Per programos Katalogo modulį galima sudaryti įmonės atliekamų darbų įkainių duomenų bazę. Darbai kataloge gali būti sugrupuojami pagal paskirtį, pateikiami darbų aprašymai. Darbams įrašomi valandiniai įkainiai.

Dažnai projektas, susideda iš kelių darbų, todėl tam kad vėliau būtų lengviau paruošti komercinius pasiūlymus  ir planuoti projektų valdymą, iš anksto kataloge paruošiami darbų kompleksai. Toliau ruošiant klientui komercinį pasiūlymą tereikės tik pasirinkti reikiamą kompleksą, patikslinti kompleksą sudarančių darbų trukmes, nuo kurių programa paskaičiuos projekto kainą.  Darbų kompleksų pavyzdžiais gali būti  techninis projektas, darbo projektas ir pan.

Per Katalogo modulį į duomenų bazę galima įvesti ir vykdomų projektų aprašymus, įkelti projekto failus ir tokių būdu kaupti projektų aprašymų archyvą

Klientų paklausimų registravimas ir veiksmų su klientais planavimas

 Per programos CRM modulį įvedami esami ir potencialūs klientai , registruojami jų paklausimai . Registruojant paklausimus galima prie jo įkelti kliento atsiųstus failus

Programos CRM dalis leidžia planuoti kontaktus su klientais,-telefoninius skambučius, susitikimus ir kt. registruoti įvykdymą. Programa sudaro kiekvieno vadybininko darbo planą ir primena apie kontaktus. Per veiksmų su projektų paklausimais  planavimo sistema užduotis vieni vadybininkai gali perduoti kitiems ir kontroliuoti kaip juos vykdomos

Projektų sąmatų, komercinių pasiūlymų ir sutarčių sudarymas

Iš programos galima suformuoti komercinius pasiūlymus, o iš komercinių pasiūlymu –sutartis.

Formuojant komercinį pasiūlymą, priklausomai nuo užduoties sudėtingumo kiekvienai projekto daliai gali būti parenkama daugiau ar mažiau jo sudėtinių dalių ir taip paskaičiuojama kiekvienos dalies ir viso projekto kaina.

Sudarius projekto sąmatą, parašomas laiškas, programa suformuoja galutinį pasiūlymą su įmonės rekvizitais ir ruošusio pasiūlymą rekvizitais. Pasiūlymas gali būti išsiųstas elektroniniu paštu tiesiogiai iš programos, atspausdintas , arba išsaugotas PDF formate ir išsiųstas, bei failas išsaugotas duomenų bazėje.

Išsiųstą pasiūlymą galima vėliau redaguoti , išsaugoti naujos redakcijos kopiją, išsiųsti elektroniniu paštu.

Klientui užsakius projektą, iš komercinio pasiūlymo gali būti suformuojama sutartis, programiškai  įkeliant į Word ‘o šabloną reikalingus duomenis, bei suformuojami priedai,- projekto sąmatą ir darbų įvykdymo kalendorinis grafikas savaičių tikslumu.

Patvirtinus užsakymą darbai iš projekto grafiko automatiškai papuola į darbų vykdymo užduočių sąrašą su nurodytomis įvykdymo datomis ir pasirodo užsakymų sąraše tą mėnesį, kada jie užplanuoti.

Toliau vadybininkas, kuris sudarė sutartį, gali savo užsakymų sąraše matyti ir kontroliuoti kaip vykdomi tolimesni projekto etapai, įvesti apmokėjimus, matyti skolas.

Šis darbo su klientais sprendimas:

1)     leidžia greitai ir lengvai užfiksuoti visus kontaktus su klientais ir padeda jų nepamiršti

2)     sukaupia informacija apie darbą su klientais

3)     padeda greitai suformuoti dokumentus-komercinius pasiūlymus ir sutartis, taupo vadybininkų laiką, dokumentai kaupiami duomenų bazėje

4)     Leidžia sukaupti duomenų bazėje sukurtų klientams projektų failus, jų versijų kopijas.

Visa tai padeda geriau dirbti su klientais ir sutaupyti vadybininkų darbo laiką, bei sukauti visą reikalinga informaciją duomenų bazėje.

Projektų darbų vykdymo valdymas

Iš klientų pasiūlymų suformavus kliento užsakymą, numatyti vykdymui darbai persiduoda į darbų vykdymo planą.

Darbų įvykdymo terminai ir vykdytojai į šį planą patenka iš projekto kalendorinio grafiko, kuri sudaro projekto vadovas naudodamasis projekto sąmata.

Darbų vadovas darbų plane mato visus projektus ir reikalingus įvykdyti darbus , terminus ir vykdytojus. Jis gali atsispausdinti darbų vykdymo paskyrą, kurioje bus nurodytas projekto numeris, užsakovas ir darbų vykdymo terminai bei vykdytojai.

Vykdytojas gali matyti sau paskirtų darbų planą pagal visus vykdomus projektus.

Vykdytojas įvykdęs paskyroje nurodytus darbus, apie tai atžymi darbų plane.

Įvykdžius darbus, programos pagalba gali būti suformuojami darbų įvykdymo aktai ir patalpinami į duomenų bazę.

Darbų planas parodo darbų vadovui kai vykdomi darbai. Be to, programa informaciją apie darbų įvykdymą panaudoja atlyginimo nuo išdirbio paskaičiavimui.

Telefono aplikacija užduočių pateikimo vykdytojams ir atlikimo registracijai

Jei projekto  darbai turi būti vykdomi pas Užsakovą, užduočių pateikimui vykdytojams galima panaudoti AIVA darbų aplikaciją telefonui. Aplikacija parodo darbuotojams jiems paskirtus darbus ir terminus. Darbuotojai pradėję darbą aplikacijoje nesunkiai gali užregistruoti kad darbas pradėtas, o pabaigus, kad užbaigtas, be padaryti atlikto darbo foto. Aplikacija automatiškai užregistruoja kada pradėtas ir kada pabaigtas darbas ir įkelia fotografijas prie projekto darbų. Šią informaciją mato darbų vadovas programoje realiu laiku, todėl gali paprastai kontroliuoti kaip vykdomi darbai

Paslaugų užsakymas iš subrangovų ir apskaita

 Programoje numatyta galimybė paslaugas užsakyti pas subrangovus.

Užduotis darbų užsakymui iš subrangovų patenka suformavus iš komercinio pasiūlymo kliento užsakymą, o datos kada subrangovai turi pradėti ir pabaigti darbus-iš projekto grafiko.

Projekto vadovas ar kitas , atsakingas už darbą su subrangovais darbuotojas, išsiunčia pasirinkęs iš užsakymų subrangovams sąrašo laišką su darbų užsakymų subrangovui.

Jei projekto sąmatoje buvo numatyta įranga ar kitos medžiagos, jos užsakomos per programą analogiškai kaip ir darbai subrangovams.

Paslaugų ir medžiagų projektams apskaita

Kai subrangovas atlieka darbą ir atsiunčia sąskaitą, pasirinkus užsakymą patirtinamas jo įvykdymas ir tuo pačių užpajamuojama sąskaita.

Analogiškai užpajamuojamos projektui ir medžiagos bei įranga..

 Subrangovų įvykdytų darbų kaina bei medžiagos patenka į projektą kaip faktinės projekto išlaidos.

Pasirinkus projektą  programa suformuoja PVM sąskaitą faktūrą atliktiems darbams bei pardavimų ataskaitas

Konstruktorių darbų valdymas

Komercijos modulyje projektui priskyrus darbus, kuriuos turi atlikti konstruktoriais, programa sudaro konstruktorinių darbų valdymo planą.

 Iš šio plano pasirinkus darbus, juos galima priskirti tam tikriems konstruktoriams.

Konstruktoriai jiems  priskirtus darbus mato darbų plane, kur gali paprastai užregistruoti kada pradėjo ir kada pabaigė darbus, įkelti atliktų brėžinių failus.

Egzistuoja galimybė, jei bus naudojamas darbų automatinio planavimo modulis, kad darbus paskirstytų ir suplanuotų jų atlikimo terminus programa bei parodytų darbų planą Ganto grafike.

Atlyginimų paskaičiavimas nuo įvykdytų darbų

Programa paskaičiuoja darbuotojams, kurie dirba su programa atlyginimus ir suformuoja ataskaitą , kurioje parodo kokius darbus atliko kiekvienas darbuotojas.

Priklausomai nuo suteiktų teisių , galima peržiūrėti visų darbuotojų paskaičiuotus atlyginimus arba tiks savo atlyginimą už mėnesį arba pasirinktą periodą.

Pardavimo vadybininkams atlyginimas paskaičiuojamas pagal paskirtą darbuotojui procentą nuo jo paraduotų projektų pelno

Darbų Vykdytojams programa paskaičiuoja atlyginimą nuo atliktų darbų įkainių.

Šis sprendimas padeda be papildomų administravimo darbo sąnaudų įdiegti darbuotojų skatinimo sistemą nuo darbo rezultatų, bei tuo pačiu padidinti įmonės darbo našumą ir pelną.

Buhalterinė apskaita

Buhalterinei finansinei apskaitai galima panaudoti arba AIVA |Buhalterijos ir Turto modulius, arba  padaryti sąskaitų failo perdavimą į įmonės jau turimą buhalterinės apskaitos programą.

AIVA buhalterijos modulis suformuoja visas reikalingas buhalterines ataskaitas bei mokėjimus tiekėjams ir klientų