Kai  komerciniai pasiūlymai ruošiami Excel programa, tada daug laiko gaištama komercinių pasiūlymų ruošimui ir užsakymų perdavimui vykdyti- sandėliui prekių atkrovimui ar trūkstamų prekių pirkimui.

Vadybininkams  nemažai laiko užima ir dokumentų,- komercinių pasiūlymų, sąskaitų,  pardavimo sutarčių, ataskaitų ruošimas. 

Vadovams sunku kontroliuoti vadybininkų darbą bei įdiegti apmokėjimo nuo pardavimų pelno sistemą.

 Išėjus vadybininkui iš darbo jo sukaupta jo asmeniniuose failuose informacija apie potencialius klientus ir jų paklausimus dažnai prarandama.

 AIVA KOMERCIJOS modulio pagalba Jus išspręsite aukščiau minėtas ir kitas problemas:

·         Sukursite savo teikiamų paslaugų katalogą-kainininką su išsamių paslaugų aprašymu, ir iliustaracijo0mis

·         Sukursite esamų ir potencialių  klientų duomenų bazę,

·         Automatizuosite komercinių pasiūlymų, sąskaitų išankstiniam mokėjimui, pardavimo sutarčių, sąskaitų faktūrų formavimą, spausdinimą ir siuntimą

·         Gausite darbo su klientais išsamias ataskaitas

·         Sistema paskaičiuos atlyginimus vadybininkams nuo pardavimų pelno

Automatizuojamo proceso schema ir funkcijos parodytos žemiau paveikslėlyje

Veikimo aprašymas

Gavus kliento paklausimą paslaugoms pasirenkamas ar įvedamas klientas ir sistema užregistruoja paklausimą. Registruojant paklausimą galima įkelti failus, aprašyti kliento poreikius.

Toliau paklausimui pasirenkamos ar įvedamos paslaugos ir jų kainos. Programa suformuoja paslaugų sąmatą.

Iš paruoštos sąmatos programos pagalba galima suformuoti įvarius aprodytus paveikslėlyje dokumentus ir išsiųsti tiesiai iš programos elektroniniu paštu.

Jei klientui nepatiko pasiūlymą sąmatą galima redaguoti ir išsiųsti pasiūlymą iš naujo.

 Jei klientui patiko pasiūlymą, tada iš jo galima suformuoti sąskaitą išankstiniam mokėjimui, ar paslaugų pardavimo-pirkimo sutartį. Sutarties automatizuotam suformavimui naudojami šablonai, kuriuos įmonė gali nesunkiai pasiruošti pati.

Jei tam kad įvykdyti kliento užsakymą reikalinga atlikti tam tikrus darbus, komercinį pasiūlymą patvirtiname kaip kliento užsakymą. Patvirtinimą galimą iš programos išsiųsti elektroniniu paštu klientui. Iš patvirtintų užsakymų programa suformuoja užsakymų darbų planą. Įsigijus kitus AIVA programos modulius, užsakytus darbus galima valdyti-planuoti vykdytojus, registruoti įvykdymą, paskaičiuoti atlyginimą vykdytojams arba užsakyti iš subrangovų ir vesti užsakytų darbų apskaitą.

Atlikus darbus, pasirinkus užsakymą programa automatiškai suformuos sąskaitą-faktūra klientui.

Iš komercinių pasiūlymų, užsakymų ir sąskaitų duomenų programa suformuoja įvairias ataskaitas, tame tarpe atlyginimų vadybininkams nuo asmeninių pardavimų pelno paskaičiavimo ataskaitą.

Ataskaitos

Visi duomenys kaupiami duomenų bazėje, iš kurių programa suformuoja realaus laiko registrus-ataskaitas  ir statistines ataskaitas.

Realaus laiko ataskaitos:

• Klientų paklausimų registras. Iš šio registro galima ruošti komercinius pasiūlymus
• Komercinių pasiūlymų registras-ataskaita. Iš šio registro galime redaguoti komercinius pasiūlymus, paverčiant juos Užsakymais
• Užsakymų planas-ataskaita. Iš šio registro galime įvesti apmokėjimus, spausdinti sąskaitas faktūras

Statistinės ataskaitos:

• Pardavimų ataskaita pagal klientus
• Pardavimų ataskaita pagal paslaugas
• Pardavimų ataskaita pagal vadybininkus
• Vadybininkų atlyginimų paskaičiavimo ataskaita nuo asmeninių pardavimų pelno

Tam kad įsidiegti sistemą reikalinga :

• sukurti savo teikiamų paslaugų duomenų bazę. Tam sudaromas programoje paslaugų katalogas-kainininkas su paslaugų aprašymais. Vėliau pastoviai jį galėsite papildyti atsiradus naujoms paslaugoms, pav., naujų projektų finansavimui.
• Paruošti esamų ir potencialių klientų duomenų bazę. Pradžioje galima suimportuoti jau turimus duomenis iš Excel failų ir buhalterinės apskaitos sistemos ir vėliau ji papildyti per programą ranka.
•  Paruošti teikiamų klientams paslaugų subrangovų duomenų bazę.  
• Suvesti į duomenų bazę darbuotojus, paskirti jiems darbo su sistema teises, prisijungimo slaptažodžius.

Automatizacijos nauda

 1.Sutaupysite iki 90% vadybininkų laiko  komercinių pasiūlymų, sąskaitų ir sutarčių paruošimui ir išsiuntimui, bei ataskaitų ruošimui. Vadybininko darbo efektyvumas naudojantis programa padidėja kelis kartus, todėl vadybininkai gali atlikti žymiai daugiau pardavimų.

2. Neprarasite svarbios informacijos darbuotojui išėjus iš darbo ar atostogų metu  nes visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam apmokėjimui, sutartys  kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais.

3. Geriau aptarnausite klientus- pasiūlymus paruošite greičiau, jie bus standartizuoti ir suprantamesni, išsamesni, iliustruoti.

4. Nesunkiai galėsite įdiegti vadybininkams apmokėjimo sistema nuo asmeninių pardavimų ir taip padidinti jų suinteresuotumą bei darbo rezultatus.

5. Efektyviau valdysite pardavimus- pardavimų ataskaitas matysite realiu laiku. Savo ruožtu, vadybininkams nebereikia ruošti pardavimų ataskaitų, todėl taupomas jų laikas.

6. Įsigiję kitus AIVA programos modulius, tiesiogiai iš klientų užsakymų duomenų galėsite valdyti klientų užsakytus darbus,-tiek kuriuos atliekate patys, tiek kuriuos užsakote subrangovams.