AIVA EKSPEDIJAVIMAS programa automatizuoja klientų paklausimo registracijos, Vežėjų kainų apklausų ir pasiūlymų ruošimo, pervežimų užsakymo, apskaitos ir atlyginimų nuo asmeninių pardavimų funkcijas. Programos panaudojimas taupo vadybininkų laiką, padeda greičiau ir geriau aptarnauti klientus, bei padidinti įmonės pelną.

Žemiau aprašyti pagrindiniai automatizuojami procesai.

1. Užsakymų priėmimas

Kliento paklausimas registruojamas programos pagalba. Registruojant suteikiamas paklausimo numeris, galima išsaugoti kliento pageidavimus. Užregistravus paklausimą, galima suplanuoti ir užregistruoti sekantį veiksmą, kurį vadybininkas planuoja daryti su gautu paklausimu, arba galima iš karto pereiti prie paslaugų sąmatos sudarymo. Sąmata sudaroma pasirenkant reikalingas klientui paslaugas iš paslaugų katalogo. Įvedant reikimas krovinio charakteristikas,-turį, svorį, galima paskaičiuoti pervežimo kainą.

Paslaugų kataloge pervežimo paslaugos gali būti sugrupuotos pagal pervežimo kryptis.

Sudarius sąmatą,  gali būti suformuotas ir atspausdintas ar išsiųstas vienas iš dokumentų: komercinis pasiūlymas, sąskaita išankstiniam apmokėjimui, sutartis.

Paruošta sąmata taip pat įsirašo į užsakymų sąrašą, kad ateityje būtų galima peržiūrėti, redaguoti ir suformuoti sekantį reikalingą dokumentą.

Į užsakymų sąrašą įsirašo taip pat užsakymai gauti per interneto svetainės užsakymų sistemą ir per elektroninio marketingo sistemą. Toliau su šiais užsakymais dirbama taip pat, kaip ir su vadybininkų priimtais užsakymais.

 Iš užsakymų sąrašo taip pat galima peržiūrėti planuotus tolimesnius veiksmus, atžymėti apie įvykdymą, bei suplanuoti sekantį veiksmą. Visus suplanuotus su užsakymais tolimesnius kontaktus su klientais ir veiksmus galima peržiūrėti dienos plane ir ten atžymėti veiksmo įvykdymą ir suplanuoti sekantį veiksmą.

2. Kainų apklausa ir paslaugų užsakymas iš vežėjų

Užsakymai vežėjams performuojami iš kliento užsakymo. Jei paslaugas sudėtinė-pervežimas automobilių plius pervežimas laivais ar geležinkeliu plius muitinės dokumentų tvarkymas, programa tokia paslauga išskaido ir išsiunčia skirtingiems paslaugų tiekėjams.

Kad lengviau būtų pasirinkti kam siųsti paklausimus ir užsakymus, paslaugoms priskiriami galimi vežėjai, pav. pagal pervežimo kryptis, ir pan.

Tad norint išsiųsti užsakymą subrangovui tereikia  pasirinkti iš kurio vežėjo jas užsakyti. Programa suformuoja laišką pasirinktam vežėjui, kuris išsiunčiamas tiesiogiai iš programos.

 Yra galimybė išsiųsti ne užsakymą konkrečiam vežėjui, o siųsti  paklausimus iš karto keliems vežėjams taip sužinant geriausią kainą ir pervežimo galimybes. Programa suformuoja pasirinktiems vežėjams elektroninius laiškus su kainos paklausimais. Vežėjas gavęs laišką iš jo atsidaro ir užpildo Internete pasiūlymo forma, kurioje įrašo savo siūlomą kainą. Vežėjų įrašytos kainos parodomos prie užsakomos pervežimo  paslaugos automatiškai, todėl vadybininkui, kuris siuntė paklausimus nebereikia jų įvesti palyginimui ir taip jis sutaupo laiko. Palyginęs kainas jis gali išsiųsti užsakymo patvirtinimą vežėjui, kuri pasirinko.

3. Gautų iš vežėjų sąskaitų pajamavimas, sąskaitų klientas išrašymas ir suteiktų pervežimo paslaugų apskaita.

Kada vežėjai atsiunčia už suteiktas paslaugas PVM sąskaitą faktūrą, iš užsakymų vežėjams sąrašo pasirenkamas jiems siųstas užsakymas ir jo pagrindu ‘užpajamuojamos” paslaugos. Užsakymo tiekėjui duomenų panaudojimas pajamavimui maksimaliai sumažina darbo sąnaudas duomenų įvedimui-tereikia įvesti tik dokumento Nr. ir data. Kartu tai padeda kontroliuoti ar vežėjai atsiuntė sąskaitas sutartomis kainomis.

Iš kliento užsakymo programa suformuoja PVM sąskaita -faktūrą klientui ir tuo pat metu  „nurašo“ užpajamuotas paslaugas paskaičiuodama suteiktos klientui paslaugos savikainą

Iš šių duomenų programa suformuoja pardavimo ir pelningumo ataskaitas pagal klientus, pagal paslaugas ir pagal vadybininkus, kurias analizuojant galima nustatyti kurie klientai geriausiai, kokios paslaugos labiausiai apsimoka, kokie vadybininkai geriausiai dirba.

4. Atlyginimų nuo asmeninių pardavimų pelno paskaičiavimas vadybininkams.

Programoje yra galimybė automatiškai paskaičiuoti atlyginimus pardavimo vadybininkams nuo jų padarytų užsakymų pelno. Tam kiekvienam vadybininkui jo kortelėje įvedamas % nuo jo pardavimų pelno . Iš užregistruotų užsakymų duomenų, programa paskaičiuoja atlyginimą ir suformuoja ataskaitas, kokias paslaugas pardavė ir kokos paskaičiuotas atlyginimas nuo kiekvienos parduotos paslaugos. Tokia sistema nereikalauja jokio papildomo darbo ir skatina vadybininkus geriau dirbti.