1. Užsakymų priėmimas

Kliento paklausimas registruojamas programos pagalba. Registruojant suteikiamas paklausimo numeris, galima išsaugoti kliento pageidavimus. Užregistravus paklausimą, galima suplanuoti ir užregistruoti sekantį veiksmą, kurį vadybininkas planuoja daryti su gautu paklausimu, arba galima iš karto pereiti prie paslaugų sąmatos sudarymo. Sąmata sudaroma pasirenkant reikalingas klientui paslaugas iš paslaugų katalogo. Įvedant reikimas krovinio charakteristikas,-turį, svorį, galima paskaičiuoti pervežimo kainą.

Paslaugų kataloge pervežimo paslaugos gali būti sugrupuotos pagal pervežimo kryptis.

Sudarius sąmatą,  gali būti suformuotas ir atspausdintas ar išsiųstas vienas iš dokumentų: komercinis pasiūlymas, sąskaita išankstiniam apmokėjimui, sutartis.

Paruošta sąmata taip pat įsirašo į užsakymų sąrašą, kad ateityje būtų galima peržiūrėti, redaguoti ir suformuoti sekantį reikalingą dokumentą.

Į užsakymų sąrašą įsirašo taip pat užsakymai gauti per interneto svetainės užsakymų sistemą ir per elektroninio marketingo sistemą. Toliau su šiais užsakymais dirbama taip pat, kaip ir su vadybininkų priimtais užsakymais.

 Iš užsakymų sąrašo taip pat galima peržiūrėti planuotus tolimesnius veiksmus, atžymėti apie įvykdymą, bei suplanuoti sekantį veiksmą. Visus suplanuotus su užsakymais tolimesnius kontaktus su klientais ir veiksmus galima peržiūrėti dienos plane ir ten atžymėti veiksmo įvykdymą ir suplanuoti sekantį veiksmą.

2.Paslaugų vykdymo ir apskaitos sistema

Jei įmonė pati atlieka pervežimo paslaugas, jų valdymas vykdomas per Paslaugų valdymo posistemę

Informacijos įvedimas apie paslaugos įvykdymą

Paslaugos įvykdymui reikalinga :

·         Paskirti vykdytojus ir išsiųsti jiems Paskyras vykdymui

·         Įvesti įvykdymo datas

·         Kontroliuoti įvykdymo datas

Pervežimų plano savais automobiliais sudarymas

Visos turimos automašinos parodomos kalendoriniame Ganto grafike, kuriame paroma kokiomis dienomis joms suplanuoti pervežimai.

Pasirinkus klientu užsakymą, pasirenkamas tuo metu laisvas kroviniui pervežti tinkamas automobobilis ir pažymimos kalendoriuje dienos, kada suplanuotas pervežimas.

Pasirinkus užsakymą paskiriami vykdytojai- automašinos, kuriuos veš krovinį .

Paskyrus Vykdytojus forminama paskyra vykdymui, kuri gali būti atspausdinama arba tiesiogiai išsiunčiama vykdytojams elektroniniu paštu.

Paskyroje pridedama kiekvienos paslaugos užsakymo duomenys.

Pervežimų planas

Krovinio pervežimas turi laikus, kada krovinys turi būti paimtas, kada jis kirs sienas, kada jis turi būti nuvežtas.

Paslaugų įvykdymo kontrolė

 Paslaugų įvykdymo kontrolės režime, į kurį bus patenkama paspaudus meniu punktą  “ Datų kontrolė”, programa turi leisti pasirinkti paslaugas, priklausomai nuo datų :

·         Įvykdytos paslaugos,

·         Neįvykdytos paslaugos

·         Paslaugos, kurių įvykdymas vėluoja: a) visos arba b) virš  ____  dienų paslaugos

3. Užsakymų valdymas  iš vežėjų subrangovų.

Jei užsakymo negalima atlikti savo jėgomis dėl per didelio savo transporto užimtumo ar kad netinkama kryptis vadybininkas iš kliento užsakymo formuoja užsakymą išoriniam vežėjui.

Tam kiekvienai krypčiai aprašant pervežimo paslaugas kataloge priskiriami galimi vežėjai.

Tad norint išsiųsti užsakymą subrangovui tereikia  pasirinkti iš kurio vežėjo jas užsakyti. Programa suformuoja laišką pasirinktam vežėjui, kuris išsiunčiamas tiesiogiai iš programos.

 Yra galimybė išsiųsti ne užsakymą konkrečiam vežėjui, o paklausimus iš karto keliems vežėjams taip sužinant geriausią kainą ir pervežimo galimybes.

Programa, pasirinktiems vežėjams, iš klientų užsakymų suformuoja jiems užsakymus. Suformuotus užsakymus programos pagalba vadybininkas paeiliui siunčia vežėjams. Vėliau užsakymai vežėjams gali būti peržiūrimi, koreguojami, įrašomos atvežimo datos.

4. Paslaugų apskaita ir kontrolė.

 Programos pagalba galima vykdyti klientų užsakymų įvykdymo terminų kontrolę bei paslaugų buhalterinę apskaitą. Kad vežėjai atsiunčia už suteiktas paslaugas PVM sąskaitą faktūrą, iš užsakymų vežėjams sąrašo pasirenkamas jiems siųstas užsakymas ir jo pagrindu ‘užpajamuojamos” paslaugos.

Programa išduoda visas reikalingas pardavimų ataskaitas.

5.Transporto užsakymų krovinių pervežimui internetu sistema neregistruotiems vartotojams

Kad priimti užsakymus krovinių pervežimui per internetą , interneto svetainėje sudaromas pervežimo paslaugų katalogas.

Užsakymo dokumentas išvedamas pasirinkus paslaugą.

Klientas į tuščius dokumento laukus įrašo informaciją apie savo krovinį.

Priklausomai nuo įvesto prie paslaugos  krovinio svorio programa paskaičiuoja pervežimo kaina.

Jei klientas neregistruotas, kad atsispausdinti sąskaitą apmokėjimui ir išsiųsti užsakymą jis turi įvesti savo įmonės duomenis. Užsakymus , įvestus per interneto svetainę įmonė gauna elektroniniu paštu ir, jei naudoja pilną programos AIVA 9001 versiją, užsakymas įrašytas į duomenų bazę, tolimesniam apdorojimui.

Transporto užsakymų krovinių pervežimui internetu sistema neregistruotiems ir registruotiems vartotojams

Jei klientas registruotas sistemoje ir turi specialias pervežimo kainas, jam savo duomenų įvesti nereikia. Visi klientai registruojami duomenų bazėje, jiems priskiriamos kainų lygiai , suteikiami slaptažodžiai užsakymų darymui per Internetą

6. E- marketingo sistema

Paslaugų katalogas ir klientų duomenų bazė gali būti papildomai panaudojama elektroniniam ir faksiniam marketingui.

Tuo tikslu klientams priskiriami įvairūs požymiai-dydis, veikla, ir kt., tame tarpe kuriomis kryptimis jis veža krovinius.

Pagal šiuos požymius klientai gali būti atrenkami ir jiems siunčiama įvairi juos dominanti informacija- naujų paslaugų aprašymai , paslaugų pardavimo akcijos, pvz., kad tam tikroje kryptyje yra laisvų vietų (paskutinės minutės pasiūlymas, analogiškai turizmo paslaugoms) , paslaugų kainynai.

Klientai gavę pervežimo paslaugų pasiūlymus, tiesiai iš elektroninio pašto gali padaryti paslaugos užsakymą, analogiškai kaip per Interneto svetainę. Tokiu būdų galima įvairiems klientams siųsti skirtingus pasiūlymus, kurių nematys kiti klientai.

 Elektroninis marketingas padeda padidinti pardavimų apimtis ir geriau aptarnauti klientus.

8. Transporto priemonių remonto ir techninės priežiūros valdymas

8.1.Periodinių aptarnavimo darbų valdymas

Transporto priemonėms gali būti sudarytas metinis profilaktinių aptarnavimo darbų užsakymas-planas. Iš plano darbai patenka numatytais periodais į užduočių aptarnavimo remonto darbams mėnesinį planą. Iš šio plano programos pagalba paskiriami vykdytojai, suformuojamos ir atspausdinamos paskyros darbams. Įvykdžius paskyrą atžymima įvykdymo data.

8.2.Avarinių gedimų remonto darbų valdymas

Sugedus transporto priemonei , registruojamas užsakymas remontui, kuris patenka į remonto darbų užduočių sąrašą-planą. Iš šio sąrašo pasirinkus užsakymą formuojama ir spausdinama paskyrą vykdymui. Įvykdžius paskyrą atžymima įvykdymo data.

8.3. Detalių remontui užsakymų valdymas

Gali būti užsakomos detalės sandėlio papildymui ir konkrečiam remontui.

Pirmu atveju užsakymai gali būti formuojami tiesiog peržiūrint sandėlio ataskaitą, kuri parodoma katalogo forma, arba pagal iš anksto įvestas minimalias ir maksimalias kiekvienos detalės atsargų normas.

Antru atveju, iš remonto registracijos užsakymo formuojamas detalių  užsakymas tiekėjams.

Programa suformuoja laišką tiekėjui, kuris išsiunčiamas tiesiogiai iš sistemos.

Gavus detalę, patvirtinamas užsakymas ir detalė taip užpajamuojama. Kartu programa parodo kuriam užsakymui gauta detalė.