Didėjant atlyginimams ir trūkstant kvalifikuotų specialistų vis aktualiau įmonėms yra mažinti valdymo išlaidas. Ar gali padėti jas sumažinti programinė įranga?

Daugelis yra susidūrę su buhalterinės apskaitos programomis, kurias įdiegus prireikia dar ir papildomų darbuotojų tam kad suvesti reikalingus duomenis į sistemą, todėl dažnai žiūri skeptiškai kai užeina kalba apie tai kad valdymo išlaidas galima sumažinti automatizuojant valdymo procesus.

Toks skepticizmas ne be pagrindo, nes buhalterinės apskaitos programose automatizuoja ne procesus o apskaitą. Tai reiškia kad įdiegus apskaitos programą darbuotojai ir toliau  rankiniais būdais valdo procesus, o savo veiklos rezultatus turi užregistruoti apskaitos sistemoje. Jei jie  tam neturi laiko, samdomi papildomi darbuotojai-apskaitininkai,- ir ne tik buhalterijos, bet ir kituose padaliniuose, pav. sandėliuose ir gamyboje.

Tad jei su apskaitos programomis  kuo daugiau valdymo sričių norime automatizuoti apskaitą, tuo daugiau reikia personalo ir tuo labiau didėja valdymo išlaidos. Tuo tarpu darbuotojų, kurie atlieka valdymo užduotis, našumas nepadidėja, o jei jie atlieka dar ir apskaitos funkcijas, sumažėja.

Šiai problemai siūlome labai paprastą sprendimą- automatizuokime ne apskaitą o valdymo procesą. Tada darbuotojai savo darbus atliks greičiau, o  duomenis reikalingus apskaitai sistema užregistruos automatiškai bei iš šių duomenų atliks apskaitą.

Panagrinėkime detaliau kaip, automatizavę  valdymo procesus komercijos, tiekimo, gamybos padaliniuose, sandėliuose ir buhalterijoje, galime sumažinti darbo laiko sąnaudas ir tuo pačiu darbuotojų skaičių bei  išlaidas jų atlyginimams.

 1.Komercijos padaliniuose

Vadybininkai, dirbdami  su klientais, atlieka daug valdymo funkcijų, kurias galima būtų automatizuoti ir  jas atlikti greičiau bei,  tuo pačiu, sukaupti duomenis jų atlyginimų nuo asmeninių pardavimų apskaičiavimui, ataskaitoms kad analizuoti klientų pirkimus, produktų paklausą ir darbuotojų darbą, bei duomenis reikalingus tolimesniam gamybos ir tiekimo valdymui.

Kaip rodo praktika, įdiegus verslo procesų valdymo automatizavimo programą, vadybininkai daug greičiau atlieka šiuos savo darbus:

1)    Iki kelių kartų greičiau gali paruošti komercinius pasiūlymus, pardavimo sutartis, sąskaitas išankstiniam mokėjimui. Ypač tose įmonėse, kur pasiūlymai ruošiami nestandartiniams,  pritaikytiems kliento poreikiams bei projektiniams gaminiams, kadangi tokių pasiūlymų ruošimui reikalingi nemaži skaičiavimai, tenka po kelis kartus keisti pasiūlymą, kol jis suderinamas.

3)    Sutrumpės, maždaug per pusę, laikas, reikalingas  veiksmų su klientų paklausimais planavimui ir jų atlikimo registracijai, kadangi kiekvienam planuojam veiksmui nebereikia registruoti tų pačių duomenų apie klientą ir jo paklausimą;

4)    Susitaupys laikas ir ataskaitų apie darbą su klientais ruošimui, nes jas gausite iš programos realiu laiku.

5)    Nebereikės skirti laiko atlyginimų nuo asmeninių pardavimų skaičiavimui, kadangi tai atliks programa;

6)    Kelis kartus sumažės darbo laiko sąnaudos naujienlaiškių apie naujus gaminius, išpardavimus ir kainynus ruošimui bei siuntimui esamiems ir potencialiems klientams ir tai padarysite kokybiškiau;

Komercijos padaliniuose valdymo automatizavimo nauda priklausys nuo to, kiek daug vadybininkų dirba šį darbą, kiek aktyviai ir kiek daug įmonė gauna klientų  paklausimų ir užsakymų, kokio sudėtingumo produkciją gamina.

 Kuo ši veikla įmonėje  intensyvesnė ir kuo daugiau dirba vadybininkų, tuo ir nauda bus didesnė. Nes jei įmonėje dirba tik vienas vadybininkas, tai galima sutaupyti tik dalį jo darbo laiko, o jei dirba keli -tai visą etatą ir daugiau. Tai reiškia kad automatizavę vadybininkų darbą turėsite papildomą vadybininką darbui su klientais ir daugiau klientų užsakymų.

2.Tiekimo padalinyje

Tiekimo vadybininkai vykdo daug funkcijų, kurias galim automatizuoti- skaičiuoja kokių medžiagų reikia užsakyti, rašo laiškus su užsakymais tiekėjams, apklausinėja tiekėjus kad gauti mažiausiais kainas, kontroliuoja užsakymų tiekėjams eigą. 

Kaip rodo praktika, automatizavus kartu,- komercijos valdymo procesus ir  tiekimo valdymo procesus, galima žymiai,-iki 90 % sutaupyti laiką minėtų funkcijų atlikimui kadangi:

1)   Duomenys apie tai kokių medžiagų reikia klientų gamybos užsakymų vykdymui atsiras automatizavus komercijos procesus, todėl juos panaudodama programa apskaičiuos kokių medžiagų trūksta ir taip sutaupys labai daug laiko;

2)     kelis kartus mažiau užims laiko suformuoti užsakymus medžiagoms, parinkti joms tiekėjus, apklausti tiekėjus dėl medžiagų kainų ir pristatymo terminų, išsiųsti el. laiškus su užsakymais tiekėjams, nes beveik visą šį darbą gali atlikti programa apskaičiavusi ko trūksta, o vadybininkui tereikia tik pasirinkti, kuriam tiekėjui patvirtinti užsakymo išsiuntimą;

3)    daug mažiau užims laiko kontroliuoti, ar gautos užsakytos medžiagos, nes programa automatiškai parodys, kada užsakytos medžiagos užpajamuotos.

Tiekimo padalinyje valdymo  darbų apimtis priklauso nuo to, kiek daug medžiagų ir kaip dažnai įmonė jas užsako ir iš  kiek daug tiekėjų, kiek vadybininkų dirba šį darbą bei kaip greitai įmonė gali gauti užsakytas medžiagas. Kuo šie skaičiai didesni, tuo daugiau tai užima vadybininkų  darbo laiko  ir tuo daugiau jo  sutaupysite  automatizavę šiuos valdymo procesus  ir tuo ekonominė nauda bus didesnė.

3.Sandėliuose

Sandėlininkai, apskaitininkai ar patys gamybininkai atlieka daug  funkcijų kurias galima automatizuoti. Tai medžiagų ir pagamintos produkcijos gavimo registracijos, medžiagų atrinkimo gamybai, pagamintos produkcijos surinkimo išvežimui. Automatizavus tiekimo ir gamybos valdymo procesus duomenys reikalingi šių funkcijų automatizavimui jau bus duomenų bazėje, todėl jų nebereikės įvedinėti ranka ir taip sutaupysite daug bangaus darbuotojų laiko.

Panagrinėkime detaliau kaip galime sutaupyti laiko sandėlio valdymo funkcijų atlikimui:

1)    Automatizavus tiekimo valdymo procesą visi duomenys reikalingi užsakytų medžiagų pajamavimui  jau yra sistemoje, todėl iki 90% sumažės laikas gautų medžiagų pajamavimui, nes nebereikės įvedinėti ranka duomenų ar rinktis tiekėjus, prekių pavadinimus, kodus, kiekius, kainas - visi šie duomenys jau bus duomenų bazėje, kur papuolė ruošiant užsakymus tiekėjams, beliks tik įrašyti gauto dokumento Nr. ir datą. Be to, išvengsite rankinio įvedimo klaidų ir laiko jų taisymui;

2)    Automatizavus gamybos valdymo procesus, duomenys reikalingi medžiagų surinkimui jau bus sistemoje. Iš šių duomenų programa paskaičiuos kada ir kokių medžiagų reikia, sistema parodys kur jos yra sandėlyje, vienu mygtuko paspaudimu perduos surinktas medžiagas į gamybą. Darbuotojui tereiks tik fiziškai surinkti medžiagas sandėlyje ir nuvežti į gamybą. Be to, išvengsite klaidų ir laiko gaišimo jų taisymui todėl, kelis kartus sumažės laiko sąnaudos medžiagų, reikalingų gamybos užsakymų vykdymui, atrinkimui, suradimui ir perdavimui į gamybą;

3)    Automatizavus gamybos valdymo procesus, visi duomenys reikalingi medžiagų nurašymui ir gaminių pajamavimui jau bus sistemoje. Komanda kad nurašyti duomenis ir užpajamuoti gaminius gali suformuoti sistema, tuo metu kai darbininkas atliko paskutinę užsakymo gamybos operaciją, todėl visiškai,- 100%, sumažinsite laiko sąnaudas  pusgaminių ir pagamintos produkcijos pajamavimui ir medžiagų nurašymui, Be to, išvengsite klaidų ir laiko gaišimo jų taisymui;

4)    Daugiau kaip 90% sumažės laiko sąnaudos sąskaitų faktūrų, važtaraščių, CMR paruošimui, spausdinimui, siuntimui el. paštu klientams, bei pagamintos produkcijos nurašymui, nes tai atliks programa vienu mygtuko paspaudimu pasirinkus užsakymą, kuris „atkeliaus“ iš komercijos. Šias funkcijas atliksite ne tik daug greičiau bet ir išvengsite klaidų bei laiko gaišimo jų taisymui.

     Sandėliuose  valdymo  darbų apimtis priklauso nuo to, kiek dažnai įmonė gauna medžiagas į sandėlį, kiek daug medžiagų pozicijų gavimo dokumentuose, kiek dažnai reikalinga ir kiek pozicijų medžiagų atrinkti ir perduoti į gamybą, kiek dažnai ir kiek skirtingų pozicijų pagamintos produkcijos pajamuojama į sandėlius. Kuo šie skaičiai Jūsų įmonėje didesni, tuo daugiau tai užima sandėlininkų ir apskaitininkų darbo ir tuo daugiau sutaupysite laiko automatizavę valdymo procesus  ir tuo ekonominė nauda bus didesnė.

4. Gamybos cechuose

 Pagrindiniai gamybos valdymo darbai, kuriuos automatizavus galima sutaupyti gamybos vadybininkų darbo laiko,  yra gamybos planavimas, darbų paskirstymas darbo centrams ir atliktų darbų kontrolė.

     Planavimo   darbų apimtis priklauso nuo to, kiek daug vienu metu įmonė gamina skirtingų produktų, kaip dažnai keičiasi planai, kiek yra darbo centrų ir cechų (fabrikų) . Ypač planavimo darbų apimtis išauga įmonėse, gaminančiose nestandartinę ir projektinę produkciją pagal klientų užsakymus, kadangi tuo atveju užsakymų yra daug, jie nedideli, dažnai keičiasi jų eiliškumas dėl skubių užsakymų, o gamybos siauros vietos - “butelio kakliukai”- dažnai keičia laike savo vietas.

 Labai daug darbo užima suplanuotų užduočių paskirstymas ir kontrolė, ypač nestandartinėje gamyboje dėl aukščiau aprašytų priežasčių. Ir suprantama- kuo įmonė didesnė, tuo šios valdymo funkcijos užima daugiau gamybos vadybininkų laiko ir tuo ekonominė nauda bus didesnė automatizavus šias funkcijas.

Automatizavus gamybos valdymo procesus aukščiau minėtų funkcijų vykdymui sutaupysite iki 90%  gamybos vadybininkų (meistrų, gamybos vadovų) darbo  laiko, kadangi:

1)      Automatizavus komercijos procesus, klientų užsakymai automatiškai papuls į gamybos planą, o gamybos vadovui tereikės tik patvirtinti  kad šiuos užsakymus galima gaminti ir programa sudarys iš jų pusgaminių ir galutinių gaminių surinkimo planus kartu įvertindama kiek dar reikia papildomai pagaminti sandėlio atsargoms.

2)      Meistrams, kurie dabar paskirsto gamybos užduotis darbininkams nebereikės tam gaišti laiko, nes programa suplanuos kada koks darbo centras kokias užduotis turi atlikti ir  jas  pateiks tiems  darbininkams, kurie tas užduotis turi atlikti;

3)      Atlyginimų už darbus skaičiavimui nebereikės gaišti laiko ir  ranka registruoti kas kokias užduotis per kiek laiko atliko, nes darbininkui pasirinkus ekrane suplanuotą jam  užduotį ir po to patvirtinus jos atlikimą, programa šiuos duomenis užregistruos automatiškai ir apskaičiuos atlyginimą

5)     Gamybos vadovams nebereikės gaišti laiko vaikštant ir aiškinantis kas jau pagaminta o kas ne,- ataskaitas realiu laiku sudarys ir parodys programa.

Išvados

      Norint  gauti realų ekonominį efektą iš valdymo funkcijų automatizavimo, įdiegus programą reiktų perskirstyti likusias valdymo funkcijas tarp darbuotojų, iš vienų jas perduodant kitiems, o atsilaisvinusiems darbuotojams surandant kitą darbą. Tada plečiantis įmonei nebereiks priimti keleto naujų darbuotojų ir taip sutaupysite darbo užmokesčio fondą. 

Kad galėtumėte praktiškai įvertinti kiek sutaupytumėte darbo užmokesčio fondo savo įmonėje sudarėme Excel lentelę, į kurią įrašę savo įmonės gaunamų ir sukuriamų dokumentų vidutinį skaičių per mėnesį, bei dabar sugaištamą laiką darbui su šiais dokumentais, bei juos atliekančių darbuotojų pilną valandos kainą, paskaičiuosite, kiek sutaupysite darbo laiko ir darbo užmokesčio fondo. Pastaba. Vidutiniai laikai automatizavus valdymo funkcijas paimti dirbant su AIVA gamybos valdymo programa. Norėdami pasiakkaičiuoti kiek valdymo išlaidų galite sutaupyti savo įmonėje parašykite robert@aiva.lt ir mes Jums atsi7sime Excel failą, į kurį įrašę savo įmonės duomenis gausite apskaičiuotą išlaidų valdymui ekonomiją.

Valdymo procesų automatizacija ne tik mažina valdymo išlaidas, bet apie tai pakalbėsime kituose straipsniuose.