Žemiau parodyta schema, kuri paaiškina kaip suformuojami naujienlaiškiai siuntimui bei kaip naujienlaiškiai gali būti susieti su E-parduotuve.

Adresatų duomenų bazė

Laiškų siuntimui AIVA 9001 programoje gali būti panaudojamos dvi duomenų bazės:

1) Esamų ir potencialių klientų, užregistruotų per AIVA 9001 CRM sistemą.

Potencialių klientų duomenų bazę tikslingiausia sudaryti rankiniu būdu, atrenkant iš oficialių šaltinių tas įmones, kurioms gali būti įdomūs Jūsų produktai. Kitas tokios informacijos šaltinis gali būti įmonės ir fiziniai asmenys, užpildę Jūsų interneto svetainėje anketą, su pageidavimu gauti informaciją apie Jūsų produktus.

Praktikoje geriausia naudoti visus tris minėtus šaltinius.

 Turint esamų ir potencialių klientų duomenų bazę, labai svarbu kiekvienam pasiūlymui atrinkti tik tuos klientus, kuriems šis pasiūlymas būtų įdomus. Todėl klientų kortelė privalo turėti kuo daugiau įvairių požymių, leidžiančių diferencijuoti klientus ir išsiųsti suasmenintus laiškus.

2) Įmonių duomenų bazės importuoptos iš išornių šaltinių.

Prekių ir paslaugų katalogo panaudojimas

Siekiant sumažinti darbo sąnaudas elektroniniam marketingui, svarbu panaudoti Jūsų sudaryto prekių, paslaugų, gaminių katalogo duomenų bazę. Iš šio katalogo siunčiant pasiūlymus, nurodant konkrečią prekę, nebereikės iš naujo kurti jos aprašymo. Kitas privalumas yra tiems, kurie jau turi elektroninę parduotuvę. Klientas gavęs laišką su pasiūlymu iš karto galės padaryti užsakymą, jį apmokėti internetu arba atsispausdinti sąskaitą apmokėjimui.

Jei vystote prekybą per partnerius, jiems labai aktualu gauti kuo dažniau Jūsų kainynus, pardavimo akcijų ir naujų produktų aprašymus. Panaudojant prekių katalogą, su tikslu išsiųsti kainyną, tereikia tik pažymėti jūsų partnerius dominančias grupes ir pasirinkti kainų lygį. Toks sprendimas labai sumažina elektroninio marketingo darbo sąnaudas, o Jūsų partneriai gauna ne tik informaciją apie kainas, bet ir prekių aprašymus, iš karto gali jas užsakyti tiesiogiai iš laiško, todėl taupomas ir partnerių darbo laikas.

Laiškų siuntimas atrinktai klientų grupei

Laiškų paruošimo ir siuntimo funkcija AIVA e-marketingo programoje turi daug galimybių. Jos pagalba galima:

1.Paruošti laiško kreipimosi tekstą:

          Pasirinkti kreipimosi tekstą iš marketingo plano

          Paruošti kreipimosi tekstą ir jį išsaugoti kataloge kartu ne tik siuntimui, bet ir rodymui per interneto svetainę

         Parašyti laiško tekstą ir išsaugoti žinyne

2.     Atrinkti norimą klientų grupę pagal įvairius požymius informacijos išsiuntimui:

a.     Pagal pavadinimus

b.     Pagal veiklą

c.     Pagal miestą

d.  Pagal apyvartą

e.     Pagal dydį (jei buvo įvestas toks požymis)

f.     Pagal individualiai sudarytų ir užpildytų anketų požymius

g.      Pagal kitą laisvai pasirinktą kriterijų

h.  Pagal parduotų prekių ar paslaugų klientams charakteristikas

3.     Išsiųsti vieno ar kelių prekių bei paslaugų grupių kainininkus:

a.     Galutinio vartotojo

b.     Didmeninius

4.     Išsiųsti pardavimo akcijos aprašymą kartu su gaminio aprašymu:

a.     Viename laiške

b.     Išsiunčiant laiške tik akcijos aprašymo tekstą ir nuorodą į iliustruotą prekės aprašymą (paspaudus klientui nuorodą, jo kompiuterio ekrane pasirodys gaminių aprašymai. Taip siunčiant informaciją bus neapkraunama kliento pašto dėžutė)

5.     Išsiųsti naujai gautų prekių ar pradėtų teikti paslaugų aprašymą.

6.     Automatiškai įterpti kiekviename  laiške kreipinį į kiekvieną siunčiamos grupės klientą.

7.     Siųsti laiškus įvairiu formatu: tekstiniu, html arba  kaip nuorodą.

8.     Programa įdeda prie kiekvienos prekės užsakymo nuorodą, kurią klientui gavus laiške ir paspaudus pelę galima iš  karto užsakyti prekę

Siunčiamų laiškų registracija duomenų bazėje

Programa išsaugo duomenų bazėje visus išsiunčiamus pranešimus. Po to galima surasti ir peržiūrėti išsiųstus pranešimus bei įvesti klientų reakciją į pranešimus.

Atsisakymas nuo siuntimo

Klientams, gavus laišką, programa leidžia atsisakyti  tolimesnio informacijos gavimo, jei gaunamų pasiūlymų tematika jų nedomina.

Vadybininkas gali peržiūrėti atsisakiusių nuo informacijos gavimo klientų sąrašus.

 E-marketingo programos modulio  nauda:

v  Siųsdami suinteresuotiems potencialiems klientams naujienlaiškius apie Jūsų prekes rasite naujų klientų ir taip padidinsite pardavimus

v  Siųsdami esamiems klientams naujienlaiškius supažindinsite juos su Jūsų naujais gaminiais, nuolaidomis, sandėlių likučiais  ir taip padidinsite užsakymų iš esamų klientų apimtis

v  Iš naujienlaiškio klientas iš karto gali užsisakyti patikusią prekę arba užregistruoti paklausimą CRM sistemoje, todėl yra daug didesnė tikimybė, kad naudojant AIVA E-marketingo programa klientas nupirks iš Jūsų prekes ir paslaugas

v  Naudodami AIVA E-marketingo modulį galite parodyti papildomą dėmesį klientams taip stiprindamas su jais ryšius,-atspausdinti adresus ant vokų šventiniams pasveikinimams, suformuoti ir išsiųsti  jiems reikalingus kainynus.

AIVA Naujienlaiškių siuntimo programos privalunai, palyginus su kitomis panašios paskirties programomis, kurias galima įsigyti kaip atskiras programas:

v  AIVA  suintegruota su prekių Katalogu, iš kurio į naujienlaiškį galima įtraukti prekių aprašymus ir kainas, todėl AIVA Naujienlaiškių programa puikiai tinka kainininkų ir naujų prekių aprašymų siuntimui.

v  AIVA Naujienlaiškių siuntimo programa naudoja tą patį klientų katalogą, kaip AIVA CRM programos modulis. Be to, galima naudoti importuotus bendro naudojimo įmonių katalogus.

v  klientas gavęs naujienlaiškį iš jo gali arba įvesti klausimą apie prekę tiesiogiai į AIVA CRM sistema, kur jis papuola iš karto į atsakingo vadybininko darbo planą, arba vienu pelės paspaudimu ant naujienlaiškyje parodytos prekės pavadinimo iš karto užsakyti prekę per AIVA elektroninę parduotuvę.