1. Prekių poreikio apskaičiavimas

Prekių poreikis pirkimui gali būti nustatytas 3 būdais:

a)  Iš klientų užsakymų

b)  Pagal sandėlių iš anksto nustatytas minimalus ir maksimalias normas

c)  Empiriniu būdu, pasirenkant iš prekių katalogo

Taip pat yra realizuotas ir kompleksinis prekių poreikio paskaičiavimo režimas pagal  pirmus du metodus..

Prekių poreikio paskaičiavimas iš klientų užsakymų.

Programoje galima naudoti pilnai automatinį arba pusiau automatinį trūkstamų prekių paskaičiavimą pagal klientų užsakymus.

Automatiniame režime programa paskaičiuoja visiems neįvykdytiems užsakymams kiek kokių prekių trūksta jiems įvykdyti.

Pusiau automatiniame režime pirma vadybininkas pasirenka iš po eilės tam tikrus užsakymus, kuriems programa parodo kokių prekių trūksta.

Prekių apskaičiavimas pagal minimum ir maximum sandėlio normas

Pradžioje tam tikroms prekėms suvedamos sandėlio normos.

Davus komanda paskaičiuoti trukstamas iki maksimum normos atsargas, programa visoms arba pasirinktoms prekių grupėms suranda tas prekes, kurių likę sandėliuose mažiau kaip minimum norma, paskaičiuoja kiek trūksta iki maksimalios normos ir suformuoja užsakymus tiekėjams.

 Prekių  rankinis poreikio apskaičiavimas naudojantis prekių kataloge rodomais sandėlio likučiais

Programoje realizuotas taip pat ir rankinis prekių užsakymo iš tiekėjų metodas, kai vadybininkas pats pasiskaičiuoja kokių prekių ar medžiagų jam  ir kiek reikia. Šiuo atvejų užsakymai tiekėjams formuojami pasirenkant prekes iš katalogo

Pasirenkant prekes iš katalogo, programa parodo esama sandėlyje prekių kiekį (jei AIVA 9001 programos pagalba vedama prekių apskaita). Kad suformuoti užsakymą tiekėjams tereikia tik įrašyti reikiamus prekių kiekius.

Programa pasirinktoms prekėms parodo iš kokių tiekėjų jos gali būti užsakytos, bei esamą prekių kiekį sandėlyje ir , jei prieš tai buvo padarytas užsakymas, koks kiekis ateina.

Kad apiforminti prekių užsakymą, reikalinga tik įrašyti norimą prekių kiekį pasirinktam tiekėjui.

2. Tiekėjų kainų apklausa

Paskaičiavus prekių [poreikį galima atlikti tiekėjų kainų apklausa internetu. Kainų apklausos sprocesas susideda iš kelių etapų aprašytų žemiau.

Kainų paklausimų suformavimas tiekėjams

Pasirinkus kliento ar sandėlio užsakymą trūkstamų tiekimui,i pirmiausia pasirenkami kiekvienai pozicijai galimi tiekėjai. 

Tiekėjai gali būti iš anksto priskirti programos Kataloge kiekvienai prekių grupei ar net prekei.

 Programa pati suformuoja paklausimus kainų apklausai, kurie išsiunčiami tiesiogiai iš programos elektroniniu paštu pasirinktiems tiekėjams.

Tiekėjų kainų pasiūlymų įrašymas Internetu į programos duomenų bazę

Tiekėjai, gavę paklausimą elektroniniu paštu, atsiųstoje formoje iš karto gali įrašyti savo kainas, bei savo siūlomų medžiagų kodus ir pavadinimus. Šiuos duomenis programa per internetą įrašo į programos duomenų bazę ir parodo prie apklausiamų pozicijų, bei tiekėjų pasiūlymų ataskaitoje.
 

Pastaba. Tiekėjai ruošia kainų  pasiūlymus per interneto naršyklę, todėl jiems nereikalingos jokios papildomos programos.
 

Tiekėjų kainų pasiūlymų peržiūra

Kadangi patys tiekėjai įrašys savo pasiūlymus į įmonės duomenų bazę, todėl įmonės darbuotojui vykdančiam pirkimus, tereikia tik peržiūrėti paraišką kainų apklausai, kurioje matosi skirtingų tiekėjų  kainų pasiūlymai visoms apklausoms projekto pozicijoms. 

Geriausių kainų, kurias pasiūlė tiekėjai įrašymas komercinio pasiūlymo klientams paruošimui
 

Atlikus kainų apklausą kliento pasiūlymui paruošti , galima perrašyti gautas geriausias  kainas kaip ruošiamos pasiūlymo savikainas 

3. Tiekėjų pasirinkimas užsakymo galutiniam suformavimui ir išsiuntimui elektroniniu paštu

Kiekviena prekė ar paslauga gali turėti kelis tiekėjus (subrangovus). Vienas iš jų bus prioritetinis tai prekei.

Galima nustatyti prioritetinius tiekėjus skirtingus kiekvienam įmonės padaliniui, kuris užsakinėja prekes  

Todėl prieš išsiunčiant programos apskaičiuotą užsakymą tiekėjams reikalinga kiekvienai prekei pasirinkti tiekėjus, kuriuos programa parodo prie kiekvienos prekės.

Pasirinkti tiekėjus galima arba automatiškai,-tada programa pati pasirenka prioritetinius tiekėjus arba tiekėjus, kurių kainos mažiausios, arba rankiniu būdu, įrašant užsakomus kiekius prie tų tiekėjų, kuris pasirenkami.

Programa leidžia operatyviai papildyti kiekvienos prekės tiekėjų sąrašą ir pakeisti prekę analogiška iš prekių katalogo.

Įvedus norimus kiekius, programa paskaičiuoja kiekvienos užsakytos prekės bendrą savikainą ir viso užsakymo visų prekių visiems Tiekėjams savikainą. Programa leidžia įvesti turimą pinigų kiekį ir kontroliuoti kad užsakymo tiekėjams savikaina neviršytų turimų lėšų.

Programa suskaičiuoja, kiek viso, kokių prekių ir už kokią sumą užsakyta kiekvienam tiekėjui ir suformuoja tiek užsakymų tiekėjams, tiek kiek užsakant buvo pasirinkta tiekėjų.

4. Prekių užsakymų tiekėjams peržiūra ir redagavimas

Jei tiekėjas neturi visų užsakytų medžiagų, galima užsakymų registre suradus užsakymą tiekėjui jį paredaguoti.

5. Prekių gavimo registravimas

Gavus užsakytas prekes, pasirenkamas iš registro užsakymas tiekėjui, patikrinama ar sąskaita gautoms prekėms atitinka užsakymą. Pajamavimo užbaigimui tereikia tik įrašyti gauto dokumento datą ir Nr., bei jei reikia, pakoreguoti gautis kiekius ir kainas jei nesutampa su užsakytais. Galima užregistruoti prekių gavimą ir negavus PVM sąskaitos faktūros-pagal prekių važtaraštį. Vėliau gavus sąskaita galima pakoreguoti pajamavimo dokumentą

6. Prekių tiekimo ataskaitos

Programa suformuoja prekių gavimo ataskaitas:

1)  Klientų Užsakymų tiekimui vykdymo būsenos ataskaita, kurioje parodo kokie kiekiai reikalingi užsakymų įvykdymui, kokie kiekiai užsakyti tiekėjams, kokie gauti

2)  Prekių, tiekėjų ir jų kainų sąrašas , kurioje parodo kokie tiekėjais kokias prekes gali patiekti ir kokios jų kainos

3)  Tiekėjams užsakytų prekių suvestinė, kurioje parodoma kokios prekės ir kokiomis kainomis buvo užsakytos pas tiekėjus

4)  Periodiškai tam tikromis savaitės dienomis pristatomų prekių suvestinė, kurioje parodyta kuriomis dienomis kokios prekės turi būti pristatytos, paskutinio užsakymo data ir suma

5)  Prekių tiekėjų ir jų padalinių duomenų sąrašo ataskaita, kurioje parodyti tiekėjų įmonių ir jų padalinių pavadinimai, telefonai, el. paštai, bei savaitės  dienos, kada tiekėjai turi pristatyti prekes (tais atvejais, kai tiekėjai pristato prekes pastoviai tam tikromis savaitės dienomis).

Kokią naudą gausite automatizavę tiekimo valdymo funkcijas

1) Darbo laiko ekonomija.  Iki 90% reikia mažiau laiko prekių poreikio paskaičiavimui, prekių užsakymui ir pajamavimui bei rankinio duomenų įvedimo klaidų taisymui.

2) Mažiau vėlavimų vykdant klientų užsakymus  dėl ne laiku užsakytų prekių.  AIVA programos pagalba kiekvieną dieną, tik gavus naujus klientų užsakymus, galima apskaičiuoti trūkstamą  prekių poreikį. ir greitai išsiųsti užsakymus tiekėjams, todėl labai maža tikimybė, kad pamiršite laiku užsakyti prekes. 

3)   Mažiau prarastų pardavimų dėl ne laiku papildytų sandėlio atsargų. Programa automatyiškai patikrins ar ne laikas  papildyti sandėlio atsargas, paskaičiuos ir suformuos laiškus su užsakymais tiekėjams                                                                                     

4) Mažesnės sąnaudos dėl per didelio prekių kiekio sandėliavimo.  AIVA programa apskaito prekių likučius  realiu laiku, todėl užsakant bus tiksliai apskaičiuojama kiek prekių reikia ir neužsisakysite  apsidraudžiant daugiau..

5) Prekių kainų ekonomija. Kadangi per AIVA programą labai paprasta vykdyti tiekėjų kainų apklausas reikalingoms užsakyti prekėms, todėl prekes nupirksite pigiau, ypač tas, kurių kainos, kaip pav. metalo, dažnai keičiasi.

AIVA tiekimo valdymo sistemos privalumai:

1) Realizuota kainų apklausa Internetu, kai tiekėjai, gavę kainų paklausimus, tiesiogiai per Internetą gali įvesti savo kainas į sistemos duomenų bazę.