Nemažai įmonių  komercinius  pasiūlymus dar ruošia  Excel ar Word  programų pagalba.

Kad paruošti komercinį pasiūlymą, sąskaitą išankstiniam mokėjimui ar pardavimo sutartį reikia suvesti nemažai duomenų..

Jei klientas gavęs komercinį pasiūlymą užsako prekes , užsakymo duomenis vėl reikia registruoti rankiniu būdu.

Visa tai užima daug vadybininkų laiko, mažina jų darbo efektyvumą.

Be komercinių pasiūlymų duomenų bazės sunkiau dirbti ne tik vadybininkams bet ir jų vadovams,-  analizuoti ir  kontroliuoti vadybininkų darbą,  įdiegti apmokėjimo nuo pardavimų pelno sistemą,. 

Kada   komercinių pasiūlymų failai  ir potencialių klientų kontaktai laikomi vadybininkų kompiuteriuose,  vadybininkui išėjus iš darbo  duomenys neretai prarandami.

AIVA komercinių pasiūlymų ruošimo sistemos  pagalba Jus išspręsite aukščiau minėtas problemas.   

Trumpai apžvelgsime pagrindines automatizuojamas funkcijas.

Kliento įvedimas ir pasirinkimas ir paklausimų registravimas

Prieš ruošiant komercinį pasiūlymą pasirenkamas klientas iš esamų ir potencialių, duomenų bazės . Jei klientas naujas,  tada per kliento kortelę įvedami jo duomenys į duomenų bazę.

Prieš pradedant ruošti komercinį pasiūlymą registruojamas Kliento paklausimas Programa suteikia jam Nr. Darbuotojas gali įvesti pageidavimus bei įkelti failus, pageidaujamą prekių pateikimo terminą

Iš užregistruoto kliento Paklausimo prasideda Komercinio pasiūlymo ruošimo procesas.

Prekių pasirinkimas

Prekės pasirenkamos iš vieningo visai AIVA 9001 programai ir elektroninei parduotuvei prekių katalogo. Realizuoti įvairūs prekių paieškos kataloge būdai:

• pasirenkant prekių grupę, 
• per pavadinimo, kodo ar brūkšninio kodo paiešką ,
• per prekės charakteristikų , aprašymo ar gamintojo paiešką.

Priskirtų klientams kainų ir pavadinimų rodymas

Registruotiems klientams, kuriems buvo iš anksto kliento kortelėje priskirtos specialios kainos,-individualios ar kainų stulpelis, programa ruošiant komercinį pasiūlymą rodo vadybininkui priskirtas pasirinktam klientui prekės kainas, todėl vadybininkas nepadarys klaidos ruošdamas pasiūlymą.

Programoje realizuotas ir dinaminis kainų lygio priskyrimas, priklausomai nuo užsakomo kiekio,-jei prekės užsakomas kiekis nedidelis, programa parenka aukštesnes kainas, jei didelis mažesnes.

Realizuota dar funkcija kainų stulpelio priskyrimo klientui pagal praeito periodo pirkimų apimtį,- jei klientas per praėjusį periodą , pav. 1 mėn. nupirko daugiau tam tikros ribos prekių, tada programa pakeičia jo kainų stulpelį į geresnį ir atvirkščiai. Šis stulpelis automatiškai parenkamas kaip formuojamas klientui pasiūlymas arba registruojamas jo užsakymas.

Pasiūlymo sąmatos sudarymas

Programa iš pasirinktų prekių, įrašius reikalingus kiekius suformuoja pasiūlymo sąmatą. Programa parodo pasiūlymo prekių savikainą, kainą, antkainį. Vadybininkas gali įvesti nuolaidas, matyti kaip pasikeitė pasiūlymo pelnas.

Iš pasiūlymo sąmatos  vadybininkas gali pasirinkti kokį dokumentą suformuoti- Komercinį pasiūlymą, sąskaitą išankstiniam mokėjimui, pardavimo-pirkimo sutartį, PVM sąskaitą- faktūrą.

Komercinių pasiūlymų formavimas ir siuntimas:

 Programoje realizuoto įvairios komercinio pasiūlymo suformavimo galimybės:

• galima pasirinkti  ar parašyti pasiūlymo (kreipimosi) į klientą tekstą, 
• pateikti gaminio kainas su PVM ar be PVM, 
• pasirinkti kokia kalba siųsti komercinį pasiūlymą,
•   pasirinkti kokia valiuta siųsti komercinį pasiūlymą
•  pasirinkti siunčiamo dokumento formą-sąmatos tipo arba su aprašymais arbal lentelės, kur parodytos stulpeliuose  prekių charakteristikos forma. Be to, dar galima suformuoti komercinį pasiūlymą pasirinkus iš anksto suformuotą Word ar Open Office šablono failą.

Programa automatiškai suformuoja komercinio pasiūlymo dokumentą su įmonės siuntėjos ir kliento rekvizitais, bei vadybininko pareigomis, pavarde ir telefonais.

 Komercinio pasiūlymo siuntimas

Galima pasirinkti spausdinti ar siųsti ele. paštu programos suformuotą pilnai komercinį pasiūlymą.

Kaip spausdinimo opcija galima pasirinkti PDF formato failo suformavimą.

Komercinio pasiūlymo siuntimui el. paštu programoje yra integruota el. pašto programa. Yra galimybė pasirinkti kaip opciją siuntimą per MS Outlook programą, jei jį yra instaliuota vadybininko kompiuteryje

 Komercinio pasiūlymo išsaugojimas ir parodymas Komercinių pasiūlymų registre

Paruoštus pasiūlymus programa išsaugo duomenų bazėje, kad vėliau būtų galima  koreguoti ar kopijuoti.

Be to, komercinis pasiūlymas parodomas Komercinių pasiūlymų registre.

 Komercinio pasiūlymo redagavimas, išsaugojimas naujos redakcijos ir pakartotinis išsiuntimas arba spausdinimas

Iš komercinių pasiūlymų registro pasirinkus klientui siųstą komercinį pasiūlymą ji galima redaguoti,-pataisyti ir vėl išsiųsti pataisytą.

Duomenų bazėje išsisaugo visi komercinio pasiūlymo variantai. Iš bet kurio iš jų galima toliau formuoti kitus dokumentus.

Komercinio pasiūlymo pavertimo sąskaita išankstiniam mokėjimui ir apmokėjimo įvedimas

Iš komercinio pasiūlymo programa automatiškai gali suformuoti sąskaitą išankstiniam mokėjimui. Ji taip pat siunčiama ir registruojama kaip ir komercinis pasiūlymas. Sąskaitą išankstiniam apmokėjimui galima suformuoti ir iš karto-be komercinio pasiūlymo.

Sąskaitai išankstiniam apmokėjimui galima įvesti gautą avansą, kuris parodomas tiek vėliau pasirinkus sąskaitą, tie užsakymų registre.

Pardavimo-pirkimo sutarties suformavimas iš komercinio pasiūlymo

Esant reikalui, iš komercinio pasiūlymo programa suformuoja pardavimo-pirkimo sutartį. Tam iš anksto turi būti paruoštas tokios sutarties šablono failas. Kad suformuoti sutartį tereikia tik pasirinkti šabloną. Programa į sutartį įkelia pardavėjo ir pirkėjo rekvizitus, sumas, sąmatą.

Suformuota sutarties failą galima įkelti į duomenų bazę prie kliento Užsakymo, kuri gauname programai iš Komercinio pasiūlymo suformavus Užsakymą. Vėliau pasirinkus užsakymą, galima atsisiųsti ir peržiūrėti sutartį. Be to, suformuotą sutarties projekto  failą galima kaip nuorodą išsiųsti klientui, kuris galės atsiuntęs failo kopiją ją paredaguoti.

Komercinio pasiūlymo pavertimas užsakymų sandėliui, užsakymų trūkstamų prekių pirkimui ir užsakymų automatinė registracija 

Pasirašius sutartį ar nusiuntus sąskaitą išankstiniam apmokėjimui  gavus avansą, arba kada klientas turi kreditą, komercinis pasiūlymas paverčiamas Užsakymu . Jei siūlytos prekės yra sandėlyje, tai jų išdavimui programa suformuoja PVM-sąskaitą faktūrą arba važtaraštį. Jei prekių nėra sandėlyje , tada programa suformuoja užsakymą tiekimui. Pastaba. Prekių išdavimo apskaitai reikalingas AIVA 9001 Sandėlio modulis, o prekių tiekimui reikalingas AIVA 9001 Tiekimo modulis.

Ataskaitos

Iš komercinių pasiūlymų ir užsakymų duomenų programa suformuoja pardavimo ataskaitas pagal klientus, prekes ir vadybininkus

7 priežastys, kodėl verta įsidiegti AIVA komercijos modulį:

1.  Įsidiegę AIVA komercijos modulį sutaupysite ne mažiau 50% vadybininkų laiko   komercinių pasiūlymų ir kitų dokumentų paruošimui ir išsiuntimui, ataskaitų ruošimui todėl vadybininkai  galės atlikti žymiai daugiau pardavimų. 
2.  Geriau aptarnausite klientus. Programa padės jiems rezervuoti prekes, greičiau perduoti užsakymus jų logistikai 
3.  Padidinsite pasiūlymų paruošimo kokybę- pasiūlymus paruošite ne tik  greičiau, jie bus standartizuoti ir suprantamesni, išsamesni, iliustruoti siunčiami jo kalba (kai klientas iš užsienio)   
4.  Neprarasite potencialių klientų vadybininkui išėjus iš darbo nes visi komerciniai pasiūlymai, sąskaitos išankstiniam apmokėjimui, sutartys bus  kaupiamos vienoje duomenų bazėje, todėl jas lengviau galima surasti net ir išėjus vadybininkui iš darbo bei sužinoti visą informaciją apie visus kontaktus su klientais 
5.  Sumažinsite  darbo kitiems įmonės padaliniams, - tiekimo, sandėlio, darbų valdymui  nebereikės  iš naujo registruoti užsakymų-jie bus performuojami iš komercinių pasiūlymų, todėl praktiškai nebeliks klaidų dėl duomenų suvedimo. 
6.  Vadovams sistema padės  kontroliuoti pardavimo vadybininkų darbą, net jei jie dirba ne vienoje vietoje-matyti kokius ir kaip jie yra paruošę pasiūlymus, sekti vykdymo terminus, kas dieną gauti pardavimų statistiką. Savo ruožtu, vadybininkams nebereikės ruošti pardavimų ataskaitų, todėl taupysis jų laikas. 
7. Galėsite lengvai įdiegti apmokėjimo nuo asmeninių pardavimų pelno sistemą, nes visi duomenis atlyginimų paskaičiavimui automatiškai kausis duomenų bazėje.

Daugiau apie komercijos modulio funkcijos galite paskaityti paspaudę nuorodas žemiau