AIVA programoje suformuoti užsakymus komplektuojančių dalių tiekimui galima dviem būdais:

1)      Tiesiogiai iš klientų užsakymų, perduodant juos iš komercijos modulio į tiekimo modulį, kur jie pasirodo užsakymų tiekimui sąraše. Pasirinkus tokį užsakymą, programa parodo užsakytų gaminių komplektuojančias dalis, kurioms pasirinkus tiekėjus programa suformuoja laiškus su užsakymais tiekėjams

2)      Iš gamybinių užsakymų programa paskaičiuoja kiek kokių komplektuojančių dalių reikia, patikrina kiek jų yra sandėlyje, kiek jau užsakyta, bet dar neatvyksta ir suformuoja užsakymo suvestinę trūkstamoms dalims, kurioje pasirinkus tiekėjus formuojami laiškai su užsakymais tiekėjams.

Pirmas atvejais gali būti panaudojamas tik nesudėtingai surenkamai gamybai ir jei nenaudojamas AIVA gamybos valdymo modulis.

Antru atveju, pasirinktiems užsakymams programa iš kiekvieno gaminio-ar tai paprastas nesudėtingas gaminys, ar sudėtingas komplektuojamas iš pusgaminių ir detalių gaminys, "ištraukia" visas užsakymo įvykdymui reikalingas medžiagas ir paskaičiuoja kiek jų reikia ir kiek trūkstą, sutikrindama ar jau dalis medžiagų neperduota gamybai, ar yra reikalingų medžiagų sandėlyje, ar jau kai kurios medžiagos buvo užsakytos, bet negautos.

Pasirinkus kliento užsakymą, programa parodo:

· Medžiagos pavadinimą

· Reikalingą kiekį

·Medžiagos normą, kiek jos turi būti sandėlyje

· Kiekį, kuris yra sandėlyje,

· Kiekį, kuris užsakytas iš Tiekėjo, bet dar negautas

· Galimi medžiagos  Tiekėjai ir jų pardavimo kainos.

Norint užsakyti medžiagas, vadybininkui tereikia tik įvesti norimą kiekį prie pasirinkto prekės Tiekėjo.

Programa leidžia operatyviai papildyti kiekvienos medžiagos tiekėjų sąrašą ir pakeisti prekę analogiška iš medžiagų katalogo.

Įvedus norimus kiekius, programa paskaičiuoja kiekvienos užsakytos medžiagos bendrą savikainą ir viso užsakymo visų prekių visiems Tiekėjams savikainą. Programa leidžia įvesti turimą pinigų kiekį ir kontroliuoti kad užsakymo tiekėjams savikaina neviršytų turimų lėšų.

Programa suskaičiuoja, kiek viso, kokių medžiagų ir už kokią sumą užsakyta kiekvienam tiekėjui ir suformuoja tiek užsakymų tiekėjams, tiek kiek užsakant buvo pasirinkta tiekėjų.

Automatinis užsakymų paskaičiavimas

Tais atvejais, kada klientų užsakymų labai daug galima naudoti programos užsakymų automatinio paskaičiavimo funkciją.

Programa paima visus neįvykdytus gamybinius užsakymus, patikrina, kokios jų įvykdymui reikalingos medžiagos yra sandėlyje, ir paskaičiuoja, kiek ir kokių medžiagų reikia užsakyti , bei suformuoja šių medžiagų užsakymus prioritetiniams tiekėjams.

Užsakymų tiekėjams išsiuntimas

Programa taip pat automatiškai prie kiekvieno užsakymo prideda laiško tiekėjui šabloną.

Užsakymai Tiekėjams tiesiai iš programos gali būti išsiųsti elektroniniu paštu ar faksu.

Tokiu pat būdu galima siųsti ir kainų paklausimus keliems tiekėjams iš karto.