Darbas su klientų laiškais užima daug vadybininkų laiko, todėl AIVA CRM programoje realizuotas klientų el. laiškų importo, paklausimų registravimo tiesiogiai iš elektroninio laiško, automatinis laiškų priskyrimas klientams ir jų rodymas kliento kortelėje.

Laiškų pasiėmimui iš pašto serverio įvedamas naujas menių punktas "Darbas su klientų laiškais"

Pasirinkus šį punktą , atsidaro gautų laiškų sąrašas atfiltruotas nustatytam praėjusiam periodui. Virš sąrašo turi būti filtras šio periodo nustatymui.Laiškai išvedami ataskaitos forma su stulpeliais analogiškais kitose pašto programose:

• Gavimo data
• El.paštas
• Siuntėjo pavadinimas
• Subject
• Bei pridėtų failų nuorodos.

 Prie šio sąrašo paspaudus komandą Patikrinti paštą" programa kreipiasi į pašto serverį ir patikrinti prisijungusio darbuotojo elektroninio pašto dėžutės turinį ir atsiųsti laiškus į AIVA 9001 duomenų bazę.

Programa analizuoja priimamus laiškus ir į duomenų bazę  prie gauto laiško papildomai įrašo:

1) kliento ID, kuri surasti tikrianant gauto el.pašto adresą su klientų duomenų bazėje esančiais el. pašto adresais,

2) Kliento paklausimo Nr. ID, kuriam priklauso gautas laiškas. Paklaismo Nr. programa turi surasti pagal paklausimo registracijos datą paskutinį kliento paklausimą