Daugelis prekybos įmonių sandėlių prekių apskaita vykdo buhalterinės apskaitos programos pagalba, kurios panaudojimas nors ir automatizuoja ataskaitų sudarymą, tačiau reikalauja dar nemažai rankinio darbo duomenų suvedimui gavus prekes ir jas išduodant. Rankinis duomenų įvedimas, įvedimo klaidų taisymas užima nemažai laiko, todėl tam darbui atlikti įmonėje reikalingi specialūs darbuotojai. Be to, dėl periodiškai pasitaikančio didelio darbo krūvio duomenys suvedami pavėluotai, todėl parduodant prekes ir jas užsakant nežinomi tiksliai kiek yra dar prekių sandėliuose.

Šių problemų išvengsite įdiegę AIVA prekių apskaitos sistemą, kurios pagalba praktiškai be rankinio duomenų įvedimo matysite sandėlio likučius realiu laiku ir sutaupysite etatą ar net kelis, priklausomai nuo Jūsų įmonės dydžio.

Duomenis prekių apskaitai AIVA programa gauna iš kitų automatizuojamų procesų -tiekimo valdymo proceso (Žr.https://www.aiva.lt/item.php?item=16912&lang=lt )  ir darbo su klientais proceso (https://www.aiva.lt/Sprendimai-Komercijos-padaliniui ) 

AIVA prekių apskaitos modulis automatizuoja visas reikalingas prekių apskaitos funkcijas 

Prekių pajamavimas panaudojant užsakymų tiekėjams duomenis

AIVA 9001 programoje pagrindinis gautų prekių pajamavimo  režimas yra pajamavimas pagal per programą padarytus užsakymus tiekėjams. Kadangi siųstame užsakyme  jau yra beveik  visi reikalingi pajamavimui, todėl darbo pajamavimui sumažėjo kelis kartus. Be to, sumažėja klaidų tikimybė, kadangi informacijos įvedama tik minimaliai-dokumento Nr. ir data, kartais gali prireikti patikslinti kiekius ir kainas.

Prekių pajamavimas panaudojant klientų užsakymų duomenis

Kadangi vis tiek kartais gali atsitikti taip, kad prekės buvo nupirktos be išankstinio jų užsakymo, pav., darbuotojas, kuriam pritrūko medžiagų gamybai arba skubiai reikia prekių tam tikro kliento užsakymo įvykdymui, ir jis nuvažiavo į parduotuvę ir pats jas nusipirko, AIVA  programoje yra dar du prekių pajamavimo režimai: a)  Pasirenkant iš katalogo, b)   Panaudojant kliento užsakymo duomenis.

Jei prekės buvo nupirktos tam tikram kliento užsakymui, tada jų pajamavimas panaudojant kliento užsakymo duomenis smarkiai sumažins darbo sąnaudas, kadangi nebereikės įvedinėti į programa prekių pavadinimų ir kiekių,-tik pirkimo kainas ir dokumento Nr., datą ir pasirinkti tiekėją.

Prekių  pajamavimas iškomplektuojant nupirktą prekę detalėmis

Būna atvejų įmonėse, kad pajamuojant nežinomos kiekvienos prekės savikainą, o žinoma tik bendra pirktų prekių kainą. Pav., perkamas automobilis ardymui ir reikia užpajamuoti po išardymo gautas automobilio dalis.

Tam AIVA programoje realizuotas pajamavimo režimas su iškomplektavimu, kuris leidžia perskaičiuoti iš bendros komplekto pirkimo kainos atskirų komplektą sudarančių pajamuojamų prekių savikainas.

Prekių išdavimo valdymas ir apskaita

Sistemos sandėlio užsakymų sąraše sandėlininkas matys planą kada reikia paruošti išvežimui produkciją, programa parodys ar ji jau pagaminta ir ką reikia surinkti, o surinkus suformuos ir atspausdins visus reikiamus dokumentus, važtaraštį, sąskaitą-faktūrą, CMR, nurašys surinktą produkciją iš sandėlio.

Automatizavę prekių išvežimo valdymo procesą sutaupysite iki 90% darbo sąnaudų dokumentų ruošimui, greičiau paruošite užsakytas prekes išvežimui, nepadarysite klaidų ir taip išvengsite papildomų nuostolių klaidų taisymui

Prekių rezervavimas iš kitų sandėlių  bei iš tiekimo užsakymų  klientų  užsakymams

Užregistravus kliento užsakymą, pardavėjas gali rezervuoti užsakytas prekes tiek iš savo parduotuvės sandėlio tiek iš kito pasirinkto sandėlio.

Po rezervavimo komandos, prekės iš pasirinkto sandėlio automatiškai perkeliamos į to sandėlio rezervą. Atėjus laikui išvežti prekes, pasirinkus kliento ar parduotuvės užsakymą suformuojamas išvežimo dokumentas. Tai gali būti arba vidinio perkėlimo dokumentas iš užrezervuotų prekių sandėlio į užsakiusios prekes parduotuvės sandėlį, arba PVM sąskaita-faktūra prekes atsakiusiam klientui, jei prekės vežamos jam tiesiogiai.

Tam atvejui, kai klientų užsakytų prekių nėra sandėlyje, realizuota prekių automatinio rezervavimo funkcija pajamuojant gautas prekes iš tiekėjo. Programa patikrina, ar gautos prekės yra užsakytos klientų ir, jei taip, tada rezervuoja jas klientų užsakymams.

Gautų konsignacijai prekių apskaita

Gautų prekių konsignacija apskaita paprastai užima daug laiko, kadangi reikia atrinkti kokios prekės buvo parduotos ar sunaudotos gamyboje, pranešti apie jas konsignacijos davėjui ir vėliau  įvesti duomenis tam kad užpajamuoti konsignacines prekes.

AIVA 9001 programoje realizuotas sprendimas, kuris dešimtys kartų sumažina rankinį apskaitininkų darbą, kadangi visai nebereikia rankiniu būdu įvedinėti duomenų  konsignacijos apskaitai. Pradžioje programa automatiškai suformuoja ir išsiunčiau užsakymus reikalingoms konsignacinėms prekėms ir medžiagoms . Po to, jos užpirmaujamos paprastų siųsto užsakymo patvirtinimu.

 Perduotų pardavimui pagal konsignaciją prekių apskaita

Pradžioje įmonė kuri nori pirkti prekes konsignaciniais pagrindais, užsako prekes.

Pasirinkus kliento užsakymą,  programa atlieka užsakytų prekių vidinį perkėlimą iš įmonės sandėlio į kliento sandėlį .

Kaip klientas parduoda prekes ir apie tai praneša, pasirinkus užsakymą programa suformuoja sąskaitą faktūrą ir nurašo konsignacijai perduotas prekes iš konsignacinio sandėlio.

Konsignacijos valdymo apskaitos automatizavimas sutaupo daug vadybininkų laiko apskaitai ir padeda kontroliuoti kad prekės neužsigulėtų per ilgai konsignaciniuose sandėliuose.

Sandėlio likučių automatinis koregavimas pagal inventorizacijos ataskaita

Faktiškai rastus likučius po inventorizacijos. galima keisti programos duomenų bazėje  arba automatiškai-importuojant Excel failą su naujais likučiais arba rankiniu būdu.

Pakeitus likučius, programa automatiškai sukuria pajamavimo ar nurašymo dokumentą rastam skirtumui.

Toliau šie dokumentai dalyvauja kaip normalūs pajamavimo ir nurašymo dokumentai apskaitoje, todėl su likučiais galima daryti visus veiksmus  kaip ir paprastais pajamavimo dokumentais.

Logistikos tarp sandėlių valdymas 

Parduotuvės per programa gali pasirinkti  prekes ir formuoti užsakymus  logistikai prekių atvežimui į parduotuvę. Užsakymą logistikai galima suformuoti ir iš kliento užsakymo

Parduotuvių užsakymai logistikai patenka į Užsakymų logistikai sąrašą-planą, iš kurio vykdomas tolesnis užsakymų valdymas. Pasirinkus užsakymą programa automatiškai iš nustatyto sandėlio pasirenka užsakytas prekes ir suformuoja vidinio perkėlimo dokumentą.

Per nustatymus galima pasirinkti kur keliamos prekės-ar iš karto į sandėlį kuris užsakė prekes ar į automobilį, kuris veš prekes. Surenkant  iš logistikos užsakymų prekes, programa kontroliuoja ar jos tilps į automobilį pagal svorius ir tūrius priskirtus kataloge prekėms.

Po surinktų prekių patvirtinimo, prekės perkeliamos į automobilį (sandėlį) ir atspausdinamas pervežimo važtaraštis.

Gavus prekes, parduotuvė pasirenka iš sąrašo savo prekių perkėlimo dokumentą ir patvirtina jų gavimą. Programa iš automobilio perkelia prekes į parduotuvės sandėlį

Sistema padeda valdyti prekių perkėlimą tarp nutolusių sandėlių ir kontroliuoti kad prekės pervežant nedingtų

Sandėlio ataskaitos

Programa suformuoja prekių gavimo, išdavimo, sandėlių likučių ir bendrą prekių judėjimo sandėliuose ataskaitas.

Be to, dar suformuojamos ir ataskaitos, kurios padeda kontroliuoti kiek laiko prekės guli sandėlyje  neparduotos, bei prekių normų sandėliuose ataskaita, naudojama tiekimo užsakymų apskaičiavimui

Intrastato ataskaitos

Intrastato ataskaitas privalo teikti tie PVM mokėtojai, kurių metinė išvežtų/įvežtų prekių vertė viršijo Intrastato išvežimo ir/arba Intrastato įvežimo ataskaitų teikimo ribas. Šias ribas apskaičiuoja ir kiekvienais metais iki spalio 30 d. skelbia Statistikos departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės. Intrastato įvežimo ir išvežimo ribos yra apskaičiuojamos kalendoriniams metams.

Jeigu jūsų įmonė papuolė į tas ribas ir jums reikia pateikti šias ataskaitas, programa jums gali jas sugeneruoti iš pirminių dokumentų ir lengvai pateikti statistikos departamentui.

AIVA 9001 programos Intrastat modulio pagalba Jūs galėsite be problemų šias ataskaitas sugeneruoti ir pateikti patys, nesinaudoti tarpininkų paslaugomis ir nemokėti jiems už tai pinigų.

Pakuočių svorio apskaičiavimas išvežamų prekių važtaraštyje

AIVA programa suvedus prekių kataloge  pakuotės svorius, PVM sąskaitoje faktūroje gali  suskaičiuoti ir atspausdinti  prekių pakuočių  svorio, prekių bruto svorį .

Pakuočių ataskaita

Programa suformuoja gaunamos su importuojamomis medžiagomis ir išvežamos produkcijos pakuočių ataskaita

Duomenų eksportas į i.VAZ ir i.MAS

Programos pagalba galėsite eksportuoti duomenis į i.VAZ ir i.MAS sistemas.

Programos privalumai:

• Programos pagal automatizuosite  praktiškai be rankinio duomenų įvedimo visas sandėlio prekių apskaitos ir valdymo funkcijas.

• Programoje integruota brūkšninių kodų technologija. Užpajamuotoms prekėms ir gaminiams galima atsispausdinti lipdukus su brūkšniniais kodais. Skenuojant prekių brūkšninius kodus galima sutikrinti ar nesuklydome surinkami prekes kliento užsakymui. Parduodant ar išduodant iš sandėlio prekes, galima prekes skenuoti jų surinkimui į faktūrą.

• Jei kartu su sandėlio apskaitos moduliu naudojamas AIVA buhalterijos modulis, programa įrašo sąskaitų duomenis buhalterinei apskaitai

• Jei AIVA programa sandėlio apskaitai naudojama su kokia nors kita buhalterinės apskaitos sistema, tada AIVA  programa  suformuoja išdavimo  dokumento įrašą  "svetimai" buhalterinės apskaitos sistemai.

Kodėl verta įsidiegti AIVA prekių apskaitos sistemą?

• Sutaupysite etatą ar kelis prekių apskaitai
• Matysite prekių likučius sandėliuose realiu laiku ir hgalėsite greičiau aptarnauti  savo klientus